チャットワークのエクスポート方法と注意点

「Chatworkのログをエクスポートしたいけど、やり方が分からない」と思ったことはありませんか？

プランによってはエクスポート機能そのものが使えず、過去のやり取りをどう残せばいいのか困ってしまうこともありますよね。

そのまま放置しておくと、大切なやり取りが見られなくなってしまう可能性もあります。

この記事では、Chatworkのエクスポート方法をプランごとに整理したうえで、エクスポート機能がなくても使える保存方法を分かりやすく紹介します。

Chatworkのエクスポート機能とは？プランごとの違いを確認

Chatworkにはチャットログのエクスポート機能がありますが、すべてのプランで使えるわけではありません。

まずはプランごとの違いを確認して、自分が使える方法を把握しておきましょう。

エンタープライズプランで使えるエクスポート機能の概要

Chatworkのエクスポート機能は、エンタープライズプランの管理者だけが使える機能です。

組織内ユーザーが参加しているグループチャットやダイレクトチャットのメッセージを、HTMLまたはCSV形式で書き出せます。

管理画面から対象のチャットルームを選び、期間を指定してエクスポートする仕組みですね。

書き出したファイルはパソコンにダウンロードできるので、社内の記録として保管したり、ほかのツールで分析したりもできます。

ただし、エクスポートできるのは管理者だけという点は頭に入れておいてください。

一般ユーザーの権限では、この機能は表示すらされません。

フリー・ビジネスプランではエクスポートできない理由

フリープランとビジネスプランには、残念ながらエクスポート機能がついていません。

Chatworkの公式ヘルプにも「メッセージの保存機能や印刷機能はありません」と書かれています。

つまり、この2つのプランを使っている場合、公式の方法ではログを書き出す手段がないということ。

さらにフリープランでは、直近5,000件までしかメッセージを表示できない制限もあります。

古いメッセージは画面上から消えてしまうため、あとから見返そうとしても見つからないケースが出てきます。

業務で使っている方にとっては、けっこう大きな問題ですよね。

エクスポート機能がなくてもできるログ保存の方法3選

エクスポート機能が使えないからといって、ログを残す方法がゼロというわけではありません。

ここでは3つの方法を紹介するので、自分に合ったやり方を見つけてみてください。

手動コピーで保存する方法と注意点

一番シンプルなのは、チャット画面のメッセージをコピーして貼り付ける方法です。

保存したいチャットルームを開き、メッセージを範囲選択してコピーし、メモ帳やExcelに貼り付けるだけ。

特別なツールや知識がいらないのが強みですね。

ただし、量が多いと現実的ではありません。

何百件もあるやり取りを一つずつコピーしていくのは、かなりの手間と時間がかかります。

定期的に続けるのも難しく、つい後回しにしてしまいがち。

少量のログを一時的に残したい場面向けの方法です。

Google Apps Scriptを使ったCSVバックアップ

Chatworkには外部から操作できるAPI（連携の窓口）が用意されていて、Google Apps Scriptからチャットログを自動取得する方法もあります。

スクリプトを組めば、指定したルームのメッセージをCSVファイルとしてGoogleドライブに保存できます。

無料で使える方法なので、プログラミングに慣れている方には選択肢の一つになるかもしれないですね。

ただ、この方法はハードルがやや高めです。

スクリプトの作成にはプログラミングの知識が必要ですし、APIの利用制限に引っかかるとエラーになることもあります。

設定やメンテナンスにも手間がかかるので、技術に詳しくない方にはおすすめしにくい方法です。

専用ツールを使って自動バックアップする方法

「手動は大変だし、プログラミングも難しい」という方には、専用のバックアップツールを使う方法があります。

パソコンにインストールするだけで、Chatworkの全ルームのメッセージを自動でバックアップしてくれるのが特徴です。

たとえばチャットワログさんは、Chatworkのログを自動で取得してパソコンに保存するデスクトップアプリです。

スケジュール設定をすれば放置しておくだけでバックアップが進み、HTMLやCSV形式で書き出すこともできます。

データはすべて自分のパソコンに保存されるため、外部にログが送られる心配もありません。

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添付ファイルもまとめて保存するには

チャットのメッセージだけでなく、添付ファイルも大事な情報の一部ですよね。

ここでは、ファイルの保存について気をつけておきたいことを整理します。

チャットに添付されたファイルが消えるリスク

Chatworkでは、チャットに画像やPDF、動画などのファイルを添付できます。

ただし、このファイルにはストレージ容量の制限があるのをご存じですか？

フリープランでは組織全体で5GB、ビジネスやエンタープライズでも1ユーザーあたり10GBまでです。

容量がいっぱいになると新しいファイルが送れなくなるため、古いファイルを削除して空きを作る必要が出てきます。

でも削除してしまうと、もう二度とダウンロードできなくなってしまう。

バックアップを取らずに消してしまうと、あとから必要になっても取り戻せません。

ファイルごとバックアップできる方法を選ぼう

添付ファイルも含めてバックアップしたいなら、ファイルのダウンロードにも対応した方法を選ぶのが大切です。

手動コピーではメッセージのテキストしか残せないですし、Google Apps Scriptでもファイルの取得には追加の処理が必要になります。

チャットワログさんの場合、チャットに添付されたファイルも自動でダウンロードして保存してくれます。

バックアップ済みのファイルはプレビュー画面から確認でき、Chatwork上の元ファイルを削除してもローカルに残っているので安心です。

チャットワークの容量を圧縮したいときにも、データを失わずにファイルを整理できます。

ログ保存で失敗しないために確認しておきたいこと

ログの保存方法が決まったら、運用面で気をつけておきたいポイントもあります。

せっかくバックアップを始めても、続かなければ意味がないですよね。

定期的なバックアップの仕組みを作る

ログ保存で一番ありがちな失敗は、「やろうと思っていたのに忘れていた」というパターンです。

手動で続けようとすると、忙しいときにはどうしても後回しになってしまいます。

だからこそ、自動で動く仕組みを作っておくのが安心。

専用ツールのスケジュール機能を使えば、毎日や毎時など決まったタイミングで勝手にバックアップが進みます。

一度設定してしまえば、あとは放置しておくだけで大丈夫ですよ。

エクスポートしたデータの管理と活用方法

バックアップしたログは、ただ保存するだけでなく活用できると便利です。

CSV形式で書き出せば、Excelやスプレッドシートで開いて検索やフィルタリングができます。

たとえば「先月の決定事項だけ抽出する」「特定のメンバーの発言をまとめる」といった使い方もできますね。

HTML形式なら、ブラウザで見やすく閲覧できるのでチーム内での共有にも向いています。

退職者の引き継ぎやプロジェクトの振り返りなど、過去のやり取りを見返したい場面は意外と多いもの。

ふだんから整理しておくと、いざというときに慌てずに済みます。

チャットログの保存は早めの対策が安心につながる

Chatworkのエクスポート機能はエンタープライズプラン限定ですが、ほかの方法でもログを残すことは十分にできます。

手動コピー、Google Apps Script、専用ツールと、やり方はいくつかあるので、自分の環境や技術レベルに合ったものを選んでみてください。

特に大事なのは、「あとでやろう」と思わずに早めに動き出すこと。

メッセージの表示制限やファイルの容量制限は、気づかないうちに影響してきます。

チャットワログさんのような自動バックアップツールを使えば、設定したあとは放っておくだけでログが溜まっていくので、まずは試してみてはいかがでしょうか。