「チャットワークのログ、ちゃんと保存できていますか？」と聞かれて、自信を持って「はい」と答えられる方は意外と少ないかもしれません。
過去のやり取りが見られなくなってから慌てても、取り戻せないケースがほとんどです。
この記事では、チャットワークのログを確実に保存する方法を4つ紹介し、それぞれのメリット・デメリットを分かりやすくお伝えします。
チャットワークのログが消える？知っておきたい表示制限の仕組み
チャットワークには、プランによってメッセージの閲覧に制限があります。
「あのとき何を話したっけ？」と振り返りたくても、表示制限に引っかかると過去のやり取りが確認できなくなることも。
まずはその仕組みを押さえておきましょう。
無料プランと有料プランで異なるメッセージ閲覧制限
チャットワークの無料プラン（フリープラン）では、閲覧できるメッセージの数に上限があります。
直近のメッセージしか見られないため、数か月前のやり取りを確認しようとしても表示されないことがあるんですよね。
一方、ビジネスプランやエンタープライズプランなら過去のメッセージをすべて閲覧できます。
ただし、有料プランでも古いメッセージを探すのは一苦労。
スクロールで遡ったり、検索機能を使って一つずつ確認したり。
「見られるけど、探しにくい」というのが実際のところです。
5,000件を超えた過去ログはどうなるのか
無料プランの場合、チャット全体で直近5,000件までしかメッセージが表示されません。
5,000件を超えた古いメッセージは画面上から消えてしまいます。
削除されたわけではないのですが、プランをアップグレードしない限り確認する手段がないんです。
業務でチャットワークを使っていると、5,000件はあっという間。
「あの案件のやり取り、どこにいったの？」と焦る前に、ログの保存を考えておくのが安心ですよ。
チャットワークのログを保存する4つの方法を比較
ログを保存する方法はいくつかありますが、それぞれ使える条件や手間が違います。
自分の環境に合った方法を選ぶために、ここでは代表的な4つの方法を見ていきましょう。
エンタープライズプランのエクスポート機能を使う
チャットワークの公式エクスポート機能は、エンタープライズプランだけで使えます。
管理者がHTMLやCSVの形式でチャットログを一括で書き出せるので、操作自体はとても簡単。
ただし、エンタープライズプランは月額料金が高めです。
「ログ保存のためだけにプランを上げるのはちょっと」と感じる方も多いのではないでしょうか。
また、エクスポートできるのは管理者だけなので、個人で手軽に使えるものではありません。
コピーペーストや印刷で手動保存する
一番シンプルなのは、チャット画面をコピーペーストしてテキストファイルに貼り付ける方法です。
印刷機能を使ってPDFにする方法もあります。
ただ、これは正直かなりの手間。
ルームの数が多いと現実的ではないですし、定期的にやるとなると負担が大きいですよね。
「一度だけ保存できればいい」というケースなら使えますが、日常的なバックアップには向いていません。
Google Apps Scriptで自動取得する
プログラミングの知識がある方なら、Google Apps Scriptを使ってチャットワークのメッセージを自動取得する方法もあります。
スプレッドシートにログを蓄積していく仕組みを作れるので、うまく動けば便利です。
ただし、設定やメンテナンスが必要で、チャットワークのAPIの制限に引っかかることも。
「動かなくなったけど原因が分からない」となると、技術に詳しくない方には対応が難しいかもしれないですね。
プログラミングに慣れていない方には、あまりおすすめできない方法です。
手間をかけずにログを自動バックアップする方法
ここまで紹介した方法は、どれも一長一短がありました。
「もっと手軽に、放っておいても勝手にバックアップしてくれる方法はないの？」と思った方もいるのではないでしょうか。
そんなときに便利なのが、専用のデスクトップアプリを使った自動バックアップです。
デスクトップアプリを使った自動バックアップとは
チャットワログさんは、チャットワークのメッセージを自動でバックアップしてくれるデスクトップアプリです。
インストールして設定するだけで、参加している全ルームのメッセージを定期的に取得してくれます。
私も実際に使ってみて、これが一番楽だなと感じました。
5,000件の表示制限に関係なく、すべてのメッセージがローカルに保存されるので、「あのログが見られない」という心配がなくなります。
データはすべて自分のパソコンに保存されるため、外部にログが送信されることもありません。
買い切り1,980円で月額料金もかからないので、コスト面でも安心です。
ファイルや添付画像もまとめて保存できる
チャットワログさんの便利なところは、メッセージだけでなく、チャットに添付されたファイルや画像も自動で保存してくれるところ。
PDFや画像、動画ファイルなど、チャットでやり取りしたものをまるごとバックアップできます。
バックアップ済みのファイルはチャットワーク上から削除してストレージを空けられるので、容量がいっぱいになりかけている方にはうれしいポイントです。
チャットワークの追加ストレージは月額2,000円からかかるので、それを考えると買い切りでファイルを退避できるのはお得ですよね。
ログ保存で失敗しないために確認したい3つのポイント
ログの保存方法を決めたら、あとはいくつかのポイントを押さえておけば安心です。
ここでは、保存形式・頻度・セキュリティの3つに絞って整理しますね。
保存形式はHTMLとCSVのどちらが便利か
ログの保存形式は、大きく分けてHTMLとCSVの2種類があります。
HTMLはブラウザで見やすく表示できるので、「読み返す」目的ならこちらが便利です。
CSVはExcelやスプレッドシートに取り込めるので、「検索・分析する」目的に向いています。
どちらか迷ったら、ふだんの使い方で選ぶのがおすすめ。
「とりあえず残しておきたい」ならHTML、「データとして活用したい」ならCSVという使い分けで大丈夫ですよ。
バックアップの頻度とタイミングの目安
バックアップは、できれば毎日自動で走るのが理想です。
手動で月に1回やろうと思っても、忙しいとつい忘れてしまうもの。
自動バックアップの仕組みを使えば、「気づいたら3か月分のログが消えていた」という事態を防げます。
特に業務量が多い時期や、プロジェクトの節目にはログが一気に増えるので、こまめに保存しておくと安心ですよ。
セキュリティ面で気をつけること
チャットのログには、取引先の情報や社内の大事なやり取りが含まれていることも少なくありません。
保存先を選ぶときは、「データがどこに置かれるか」を必ず確認してください。
クラウドに自動送信されるタイプのツールだと、情報が外に出てしまうリスクがゼロとは言えません。
その点、ローカル保存型のツールなら、データは自分のパソコンの中だけに留まるので安心。
会社のセキュリティポリシーに合わせて、保存場所を選ぶようにしましょう。
大切なやり取りを失う前に、今日からログ保存を始めよう
チャットワークのログ保存は、「いつかやろう」と思っているうちに手遅れになりがちです。
この記事では、表示制限の仕組みから、エクスポート機能・手動保存・Google Apps Script・専用アプリという4つの保存方法を紹介しました。
それぞれにメリットとデメリットがありますが、「手間をかけず、確実にログを残したい」という方には、自動バックアップできるツールが一番現実的な選択肢。
過去のやり取りは、案件の記録にも、トラブル時の証拠にもなる大切な資産です。
まだログ保存を始めていない方は、チャットワログさんで今日からバックアップを始めてみてください。