「Chatworkのメッセージを印刷したいのに、やり方が分からない」そんな場面に遭遇していませんか？

実はChatworkには印刷専用の機能がなく、公式ヘルプでも「保存や印刷の機能はありません」と案内されています。

でも、方法がまったくないわけではないんです。

この記事では、Chatworkのメッセージを印刷する具体的な方法と、大量のログを扱うときの注意点をお伝えします。

Chatworkに印刷機能はない？公式の仕様を確認してみた

「印刷ボタンがどこにも見当たらない」と感じたことがある方は、きっと多いはず。

まずはChatworkの公式仕様を確認して、何ができて何ができないのかを整理してみましょう。

メッセージの保存・印刷機能は公式に用意されていない

Chatworkの公式ヘルプには、はっきりと「メッセージやファイル、タスクなどの保存機能や印刷機能はありません」と書かれています。

つまり、画面上に「印刷」ボタンを探しても見つからないのは仕様なんですよね。

公式が案内している方法は、コピーペーストでテキストをほかのアプリに貼り付けて保存すること。

ただ、これだとルーム名や日時の情報が抜けてしまったり、量が多いと現実的じゃないと感じる方も少なくないと思います。

公式としては「エクスポート機能」を使う方法もあると案内していますが、これにはプランの制限があります。

エクスポート機能はエンタープライズプラン限定で使いにくい

Chatworkにはチャットログをまとめて書き出せる「エクスポート機能」が用意されています。

ただし、この機能を使えるのはエンタープライズプランだけ。

フリープランやビジネスプランでは利用できません。

エンタープライズプランは1ユーザーあたり月額料金がかかるため、少人数のチームや個人で使っている方には手が出しにくいのが正直なところ。

しかもエクスポートは管理者だけが操作できるため、一般のメンバーが自分で印刷したいときには使えない仕組みです。

チャットワークのメッセージを印刷する3つの方法

公式機能がなくても、やり方を工夫すればChatworkのメッセージは印刷できます。

ここでは、すぐに試せる3つの方法を順番に紹介しますね。

ブラウザの印刷機能でそのまま印刷する手順

一番手軽なのが、ブラウザの印刷機能を使う方法です。

Chatworkをブラウザで開いた状態で、WindowsならCtrl+P、MacならCommand+Pを押すと印刷画面が出てきます。

そのまま印刷すれば、画面に表示されているメッセージをそのまま紙に出せます。

ただし注意点がひとつ。

ブラウザの印刷では、サイドバーやヘッダーなど不要な部分も一緒に印刷されてしまうことがあるんですよね。

印刷プレビューを確認して、必要な部分だけが入っているかチェックしてから進めてみてください。

コピーペーストでWordやメモ帳に貼り付けてから印刷する

レイアウトを整えたい場合は、メッセージをコピーしてWordやGoogleドキュメントに貼り付ける方法がぴったり。

Chatworkのチャット画面でメッセージを選択して、Ctrl+C（MacならCommand+C）でコピーします。

あとはWordやメモ帳に貼り付けて、見出しやフォントを調整してから印刷するだけ。

余分な装飾を外したい場合は、一度メモ帳に貼り付けてからWordにコピーし直すと、テキストだけがきれいに取り出せます。

手間はかかりますが、提出用にフォーマットを整える必要がある場合にはこの方法が確実です。

PDF保存してから印刷すればレイアウトを整えやすい

「紙ではなくデータとして残したい」「あとで印刷するかもしれない」という場合はPDF保存がおすすめ。

ブラウザの印刷画面で、送信先を「PDFに保存」に変更するだけ。

WindowsでもMacでも同じ手順で、特別なソフトは必要ありません。

PDFにしておけば、メールに添付して共有することもできますし、必要になったときにいつでも印刷できます。

ファイル名にルーム名や日付を入れておくと、あとから探すときに迷わなくて済みますよ。

大量のメッセージを印刷したいときに知っておきたい注意点

数件のメッセージなら、さきほどの方法でじゅうぶん対応できます。

ただ、過去のやり取りを大量に印刷したい場合は、事前に知っておきたいことがいくつかあります。

フリープランは表示件数に上限があり古いメッセージが印刷できない

Chatworkのフリープランには、メッセージの表示件数に上限があります。

直近のメッセージしか画面に表示されないため、古いやり取りを印刷しようとしてもそもそも画面に出てこないんです。

さらに、フリープランでは40日が経過すると古いメッセージが閲覧できなくなってしまいます（データ自体はChatwork側に残っていますが、画面上では確認できません）。

つまり「あとで印刷しよう」と思っていても、40日を過ぎたメッセージはフリープランでは確認できなくなっている可能性があるんです。

「半年前のやり取りを印刷したい」と思っても、スクロールして遡ること自体ができないケースも。

有料プランであれば過去のメッセージを遡れますが、それでも画面に表示しながらひとつずつ印刷するのは、かなりの手間がかかります。

手作業の印刷はミスや抜け漏れが起きやすい

大量のメッセージをコピペで印刷しようとすると、途中で抜けが出やすくなります。

どこまでコピーしたか分からなくなったり、同じ部分を二重に印刷してしまったり。

監査やコンプライアンス対応で「漏れなく保存」が求められる場面では、手作業の印刷だと不安が残りますよね。

印刷する前に、まずデータとして正確にログを保存しておくこと。

ここが一番大事なポイントです。

印刷よりも確実にログを残すならバックアップという選択肢がある

ここまで印刷する方法を見てきましたが、実はもっと確実にログを残す方法があります。

データとしてバックアップを取っておけば、必要なときにいつでも印刷できるうえ、抜け漏れの心配もなくなります。

HTMLやCSVでまとめて保存すれば必要なときにいつでも印刷できる

チャットログをHTML形式やCSV形式でまとめて保存しておくと、あとから好きなタイミングで印刷できます。

HTMLならブラウザで開いてそのまま印刷。

たとえばチャットワログさんのHTMLエクスポート機能を使えば、Chatwork風のデザインでログを表示できるHTMLファイルが手に入ります。

見慣れたレイアウトのまま印刷できるので、「誰の発言か」「いつのメッセージか」がひと目で分かりやすいのがポイントです。

CSVならExcelやスプレッドシートに取り込んで、必要な期間やルームだけを絞り込んでから印刷できます。

印刷のたびにChatworkを開いてコピペする手間がなくなるので、繰り返し印刷が必要な場面で特に助かる方法です。

自動バックアップなら印刷漏れの心配もなくなる

手動でのバックアップは、やはり忘れたりタイミングがずれたりするもの。

自動で定期的にバックアップを取れる仕組みがあれば、「あのログ、保存し忘れた」という心配がなくなります。

たとえばチャットワログさんを使えば、全ルームのメッセージを自動でバックアップしてくれます。

添付ファイルもまとめて保存されるので、あとは必要な部分を印刷するだけ。

ファイルの重複ダウンロードを自動で防ぐ機能もあるため、同じ添付ファイルが何度も保存されてストレージを圧迫する心配もありません。

フリープランの表示制限も関係なく、すべてのメッセージがローカルに残るため、いつでも安心して印刷できる状態を保てます。

チャットログの印刷は事前準備で手間もミスも減らせる

Chatworkには印刷機能がないため、ブラウザの印刷、コピペ、PDF保存のいずれかで対応することになります。

少量ならどの方法でもすぐに対応できますが、大量のメッセージを扱う場合は表示制限や抜け漏れに注意が必要です。

あらかじめバックアップを取っておけば、印刷したいときに慌てることもありません。

まだログの保存ができていないなら、チャットワログさんで自動バックアップを始めておくと、いざというときに安心ですよ。