「Chatworkで情報漏洩のリスクって、どこに気をつければいいんだろう？」
公式の機能一覧を見るだけでは、実際にChatworkを使っていくなかで起きる可能性のある「漏洩パターン」まではわかりませんよね。
今回は、Chatworkで情報漏洩につながる原因と、管理者が点検したい設定・運用ルールをご紹介します。
Chatworkで起きる情報漏洩の原因と管理者向け対策
Chatworkにはセキュリティ機能がありますが、情報漏洩の多くは「誰に送るか」「誰が見られるか」「退職者の権限を止めたか」といった使う側の運用で起きるものです。
管理者はまず、誤送信、外部メンバー、退職者、認証不備、ログ確認のどこでトラブルが起きやすいかを分けて把握しましょう。
1. 誤送信・外部メンバーによる漏洩
お仕事をしていくなかで一番多いのが、運用面でのミス。
人の手で作業をする以上、どうしても避けられない「ついうっかり」が、時には大きなトラブルに繋がることも。
よくあるのは、似た名前のグループに別の案件の社外秘データを送ってしまったり、社外メンバーがいるグループだと気づかずに機密情報を投稿したりするパターン。
似た名前のルーム、社外メンバーがいるルーム、機密情報を扱うルームが見分けられるよう、ルーム名と投稿ルールをそろえましょう。
送信前に宛先と参加者を確認する流れも、管理者が定期的に確認できる運用にしておくと安心です。
2. 退職者・離脱者のアカウント放置と対策
意外と見落とされがちなのが、会社を離れた人のアカウント管理。
退職した社員のアカウントを停止し忘れていて、外部から過去のやり取りをすべて見られてしまうケースは少なくありません。
退職者や契約終了者のアカウントが残ると、過去のやり取りまで見られる可能性があります。
停止日、担当者、ルーム退出までの確認欄を作り、後半のチェック項目で当日中に見直せるようにしておきましょう。
3. パスワード・認証まわりの不備と対策
パスワードの使い回しや二要素認証の未設定も、情報漏洩につながりやすいポイント。
たとえば、簡単なパスワードを使っていたために第三者にログインされたり、退職後も同じ認証情報で入れてしまったりするケースがあります。
不安になりやすいところですよね。
2段階認証は各ユーザー本人が設定します。
管理者は設定状況の一覧を確認し、未設定のユーザーへ設定を案内しましょう。
あわせて、パスワードルールが運用として守られているかも確認します。
退職や契約終了のタイミングでアカウント停止まで完了したかも、認証まわりの点検と一緒に見直しておくと安心です。
Chatwork全体の安全性や注意点も確認したい場合は、チャットワークのセキュリティ対策も参考になります。
情報漏洩が疑われるときの初動手順
誤送信、不正ログイン、退職者の権限残りに気づいたら、次の順に対応します。
- 送信先や対象ルーム、参加者、発生・確認時刻、対象となるメッセージ・添付ファイル・共有リンクなどを記録する
- 共有リンクの閲覧停止、不要な権限やアカウントの停止を行う。不正ログインが疑われる場合は、パスワードを変更してログイン中の端末を強制ログアウトする
- 社内の責任者へ報告し、削除、権限変更、関係者への連絡など、対応した内容と時刻を履歴に残す
直接添付したファイルは相手がダウンロードした可能性も含め、対象データの範囲を確認して対応を判断しましょう。
ログはトラブルの際に確認できる状態にする
情報漏洩を防ぐ設定とは別に、事故時に必要なやり取りを確認できる状態も作っておきましょう。
ログ保全や監査ログは、事故後に「誰が、いつ、何を確認したか」を追うための備えです。
ローカル保存の備えとしてチャットワログさんを使う方法も選択肢になります。
運用体制まで含めて整理するなら企業向けのChatworkログ管理方法を、監査ログの保存手順はChatwork監査ログの保存方法も確認しておくと安心です。
Chatworkのセキュリティを強くするチェックリスト
情報漏洩を防ぐ点検は、広げすぎるよりも事故につながりやすい項目に絞ると続けやすくなります。
まずは次の5つを、定期的に確認できる状態にしておきましょう。
- 誤送信を防ぐため、社外メンバーがいるルーム名と投稿ルールをそろえているか？
- 外部メンバーが、終了した案件や不要なルームに残っていないか？
- 退職者や契約終了者のアカウント停止、ルーム退出が当日中に終わる運用になっているか？
- 各ユーザー本人が2段階認証を設定し、管理者が設定状況を確認できる状態にしているか？
- 事故時に必要なログを確認できるよう、保存担当と保存頻度を決めているか？
身近なところからChatworkのセキュリティ対策を始めよう
セキュリティ対策は、管理者が定期的に点検できる項目へ落とし込むと続けやすくなります。
まずは、誤送信を防ぐルーム名、外部メンバーの棚卸し、退職者の停止、二要素認証の設定状況、事故時のログ確認から見直してみましょう。
一つ仕組みが整うだけでも、誤送信や権限放置に気づきやすくなります。
運用ルールを整えたうえで、事故時に必要なログを確認できる備えが欲しくなったら、チャットワログさんもチェックしてみてください。
確認用のログを手元に残せると、送信先、権限、ファイル共有の見直しにも役立ちます。
事前の点検とログ確認の備えを組み合わせて、安全にChatworkを使いこなしましょう！