「Chatworkで情報漏洩のリスクって、どこに気をつければいいんだろう？」
公式の機能一覧を見るだけでは、実際にChatworkを使っていくなかで起きる可能性のある漏洩パターンまでは見えづらいですよね。
今回は、Chatworkで情報漏洩につながる原因と、今日からでも簡単にできる対策法をご紹介します。
Chatworkで情報が漏れる3つのパターンと対策
Chatwork自体は非常にセキュアな設計ですが、実は情報の漏洩ルートは「使う側」の運用に潜んでいることが多いんです。
特によくある3つのケースと、その防ぎ方を見てみましょう。
1. 「うっかり」が招く運用ミス
お仕事をしていくなかで一番多いのが、運用面でのミス。
人の手で作業をする以上、どうしても避けられない「ついうっかり」が、時には大きな事故に繋がることも。
よくあるのは、似た名前のグループに別の案件の社外秘データを送ってしまったり、社外メンバーがいるグループだと気づかずに機密情報を投稿したりするパターン。
こうしたミスを防ぐには、まずルーム名に印を付けるのが効果的です。
社外の人がいるグループには頭に【外部】と付けるルールを徹底すれば、視覚的に「ここは外の人がいる」と認識でき、誤送信は激減します。
投稿ルールをしっかりと記載しておくことも大切。
機密情報はDMではなく特定のルームで扱う、雑談と業務報告のラインを分けるといった簡単な決め事があるだけで、現場の事故率はぐっと下がりますよ。
2. 退職者・離脱者のアカウント放置と対策
意外と見落とされがちなのが、会社を離れた人のアカウント管理。
退職した社員のアカウントを停止し忘れていて、外部から過去のやり取りをすべて見られてしまうケースは少なくありません。
これを防ぐには、即日のアカウント停止を徹底する必要があります。
退職や契約終了のその日に管理者がアカウントを止め、全グループから退室とする仕組みを作りましょう。
3. システムを狙う攻撃と対策
通信の盗聴やアカウントへの不正ログインなど、技術的な「隙」を狙われるケースです。
よくあるパターンは、簡単なパスワードを使っていたために第三者にログインされたり、外出先のフリーWi-Fiを使って通信内容を覗き見られたりすること。
ですが、これらは二要素認証の必須化でほぼ防ぐことができます。
パスワードの他にスマホ等での認証を重ねるこの仕組みは、全員に義務付けましょう。
これだけで不正ログインのリスクは限りなくゼロに近づきます。
知っておきたいChatwork公式のセキュリティ機能
ここでは、Chatwork側で用意されているセキュリティ機能を見てみましょう。
Chatworkの仕様を知っていれば、どんなことに注意したらいいかが見えやすくなりますよ。
通信と保管の暗号化
Chatworkは、ブラウザやアプリと通信する経路をTLS（通信を暗号化する仕組み）でしっかり守っています。
サーバー側に保管されるデータも、もちろん暗号化済み。
「通信中に内容を盗み見られる」といった心配は、十分に対策されています。
だからこそ、私たちは技術面よりも「運用面」のガードをしっかり固めていくのが大切です。
二要素認証とアクセス制限
二要素認証は、IDとパスワードだけでなく、スマホアプリなどのコードを使ってログインする仕組みのこと。
これを有効にするだけで、もしパスワードが流出しても、悪意のある第三者が中に入ることはできません。
導入の手間は1人あたり数分。
それでリスクを大きく下げられるなら、やらない手はないですよね。
エンタープライズ向けの管理者機能
一番上のエンタープライズプラン（有料）なら、IP制限やシングルサインオン（1つのIDで複数サービスにログインできる仕組み）も使えます。
「会社のネットワークからしか接続させない」「入退社と連動して自動で権限を切る」といった、より高度な管理が可能。
組織規模が大きいなら、この機能の導入も検討してみる価値がありますよ。
意外な盲点！添付ファイルの取り扱いとログ保全
機能や運用を整えたら、最後に見直したいのが「データそのもの」の守り方です。
ファイル送信の工夫
機密書類を直接Chatworkで送ると、相手のパソコンにデータが残ってしまいます。
より安全に運用するなら、ファイルはクラウドストレージの共有リンクで送るのがおすすめ。
用が済んだらリンクを無効にすることで、後から漏れる心配もありません。
ログを社内に残す重要性
ここまで「漏らさない」対策をお伝えしましたが、実は一番怖いのは「何かあった時に、何が起きたか追えないこと」なんです。
ログをクラウドだけに置いていると、万が一の障害や契約終了時に、事実確認ができなくなるリスクも。
そこで活用したいのが、ログをローカル（自分のPC内）に保存できるチャットワログさんです。
メッセージや添付ファイルを自動でまるごと保存し、見慣れたChatwork風のチャット形式で見返せるのが特徴。
外部サーバーにデータが送られることがないので、セキュリティ面も安心です。
Chatworkのセキュリティを強くするチェックリスト
セキュリティは「最初が肝心」ですが、それ以上に「放置しないこと」が大切です。
守りを固めるために、仕組み作りと定期的な点検、この2つをセットで進めていきましょう。
導入時にチェックしたい5つの項目
Chatworkを使い始めてからルールを追加しても、結局守られなかったり後回しになったりしがち。
まずはこの5つを、基本のルールとして作っておきましょう！
- 二要素認証を全メンバー必須に
- パスワードのルールを決める
- ルームの作成時は、一目で「誰がいるか」わかるルーム名にする
- 退職者が出たら「その日にアクセスを止める」というルールを作る
- ログは定期的に保存するよう、習慣を作る
定期的に見直したい4つのポイント
運用が始まってからも、半年〜1年に1回はこの4つの項目を見直すと安全です。
- 退職者のアカウントが消えているか？停止漏れはないか？
- 終わったプロジェクトに、組織外のメンバーが残っていないか？
- 二要素認証の設定は全員できているか？
- バックアップが問題なく取れているか？
身近なところからChatworkのセキュリティ対策を始めよう
セキュリティ対策というと「面倒そう」と感じるかもしれませんが、まずは二要素認証やルーム名のルール作りといった、すぐにできることから始めるのが一番です。
まずは、「うっかりミス」を防ぐための身近なルール作りから試してみてください。
一つ仕組みが整うだけでも安心感がぐっと増して、よりお仕事に集中できるようになっていくはずです。
運用ルールを整えるだけでなく、さらに一歩進んだ「もしもの備え」が欲しくなったら、ぜひチャットワログさんもチェックしてみてください。
買い切り1,980円で、全ルームのメッセージとファイルを自動でバックアップできます。
事前のルール作りと便利なツールを上手に組み合わせて、安全にChatworkを使いこなしましょう！