「Chatworkのルームをアーカイブしたら、メッセージって消えちゃうんじゃないの？」
ルームが増えてきて整理したいけれど、過去のやり取りが見えなくなるのは困りますよね。
ここでは、Chatworkでルームをアーカイブする方法と、アーカイブしたあとはどうなるかをご紹介します。
Chatworkでルームをアーカイブするとどうなる？
結論から言うと、アーカイブはメッセージを消す機能ではありません。
アーカイブはあくまでルームを「非表示」にする整理機能。
メッセージそのものが消えるわけではないので安心してくださいね。
ルーム一覧から見えなくなるだけで、過去のやり取りはちゃんと残ります。
アーカイブ＝非表示にする整理機能
アーカイブとは、終了したプロジェクトや、しばらく使わないグループチャットをルーム一覧から隠す機能です。
「もう日常的には開かないけれど、退会や削除はしたくない」というルームをすっきり片付けるのに向いています。
ルーム数が増えてくると、通知が分散して本当に見るべきルームを見落としやすくなりますよね。
アーカイブで「日常用」と「保管用」を分けると、優先順位がはっきりして仕事に集中しやすくなるはずです。
メッセージは消えないが見え方が変わる
アーカイブはルームを「保管エリア」に移動させるだけなので、メッセージ・添付ファイル・タスクなどはそのまま残ります。
ただ、デフォルトのルーム一覧からは見えなくなります。
アクセスするには、検索や専用の表示切替を使う形に変わるだけ。
「目に入る場所」が変わるだけでデータは消えない、と覚えておきましょう。
ルームをアーカイブする手順
では、実際にルームをアーカイブする操作を見ていきましょう。
パソコンとスマホで操作が少し違うので、それぞれご紹介しますね。
1. パソコンのブラウザ・アプリでの手順
パソコン版での手順は、こんな流れになります。
- 画面左のルーム一覧から、アーカイブしたいルームを開く
- ルーム名の右側にある設定メニュー（歯車アイコンなど）を開く
- 「ルームの設定」などのメニューから「アーカイブする」を選ぶ
- 確認画面が出てくるので、そのまま実行する
アーカイブしたあとは、ルーム一覧からそのルームがすぐに消えて見えなくなります。
設定メニューの場所はバージョンによって少し違うこともありますが、基本はルーム名の横にあると覚えておけば大丈夫です。
2. スマホアプリでの手順
スマホアプリでもアーカイブは可能です。
- アーカイブしたいルームを開く
- 画面右上の設定アイコンから「ルーム設定」に進む
- メニューの中から「アーカイブ」を選ぶ
外出先や移動中にサクッとルーム整理ができるのは便利ですよね。
ただ、アプリのアップデートでボタンの配置が変わることもあるので、迷ったときは公式ヘルプの最新画面をチェックするのが安全です。
アーカイブできない場合のチェックポイント
「アーカイブのメニューが出てこない！」というケースもあります。
そんなときは、この2つをチェックしてみてください。
- グループチャットの管理者設定によって、アーカイブの操作が制限されている
- ダイレクトチャット（1対1のトーク）は、そもそもアーカイブの対象外
どちらも当てはまらないのにアーカイブできない場合は、一度ページを更新したりアプリを再起動したりして、最新の状態にしてみてくださいね。
アーカイブしたルームのメッセージを見る方法
アーカイブしたあとで、「あの時のやり取りを見返したい！」と思うこともありますよね。
そんな時に便利な探し方を2つご紹介します。
アーカイブ済みルームの探し方
ルーム一覧の表示を切り替えれば、アーカイブしたルームだけを表示できます。
パソコン版なら、一覧の上にある「アーカイブを表示」や「すべてのルーム」という切り替えメニューを探してみてください。
特定のルームをすぐ開きたいなら、ルーム名で検索するのが一番スピーディー。
アーカイブ済みでもちゃんとヒットしますよ。
メッセージ検索からのアクセス
画面上部の検索バーから、メッセージの本文で探すこともできます。
アーカイブされていても過去のメッセージは検索結果に出てくるので、キーワードが分かっているならこちらが手軽。
「議事録」や「契約」など、仕事でよく使う言葉で探すと、当時の会話にすぐ飛べます。
アーカイブを解除して元に戻すには？
「プロジェクトが再開した」「また毎日使うことになった」という時のために、解除方法も知っておくと安心です。
アーカイブ解除の手順
アーカイブを解除するには、まず「アーカイブ済みルーム一覧」からそのルームを開きます。
あとは設定メニューから「アーカイブを解除する」を選ぶだけ。
これで元のルーム一覧に戻り、新しいメッセージが届いた時の通知も再び表示されるようになります。
解除後の通知はどうなる？
アーカイブ中に届いていたメッセージは、解除したタイミングで未読としてカウントされます。
長期間非常時にしていたルームを戻すと、未読数が一気に増えて驚くかもしれませんが、データが正常に戻った証拠なので安心してくださいね。
アーカイブと「ログ保存」は別物！
実は「アーカイブしておけば、ずっと昔のログも見られる」というわけではありません。
フリープランの40日制限は防げない
Chatworkのフリープランには、「40日を過ぎたメッセージは見られなくなる」という制限があります。
これはアーカイブしていても関係なく適用されてしまうんです。
「大事な会話だからアーカイブで残した」つもりでも、40日経つと中身が見れなくなる、というリスクがあることは覚えておきましょう。
大事なデータをずっと残しておく方法
「整理（アーカイブ）」ではなく、本当にログを「消えないデータ」として残したいなら、メッセージを自分の手元に保存しておくのが一番確実。
そこでおすすめなのが、チャットワログさんというバックアップ専用ツールです。
Chatworkのメッセージやファイルを自動で保存して、専用のビューアでいつでも会話の流れを確認できます。
買い切り型なので余計なコストもかからず、フリープランのまま大切なログを守れます。
「ルーム整理はアーカイブ、長期保存はチャットワログさん」と使い分けるのが、上手な管理方法です。
アーカイブを使いこなして仕事効率をアップ！
アーカイブは、増えすぎたルームを整理して、今やるべき仕事に集中するための便利な機能です。
まずは、終わった案件や動いていないルームをアーカイブしてみることから始めてみてください。
一覧がすっきり片付くだけで、視覚的なノイズが減って、驚くほど仕事がスムーズに進むようになりますよ。
もし、ルームの整理だけでなく「過去のログをまるごと手元に残しておきたい」と感じたら、ぜひチャットワログさんもチェックしてみてください。
買い切り1,980円で、全ルームのメッセージとファイルを自動バックアップできます。
アーカイブで画面をきれいに保ちつつ、大事なやり取りはツールでしっかりバックアップしておく。
そんな工夫で、Chatworkでのやり取りをもっと快適にしていきましょう！