毎日、届いたメールをChatworkにコピペして、タスクを一つずつ手で登録して……。
そんな流れを、ふと「もっと楽にできないかな？」と思ったことはありませんか？
効率化の手段として「API」という言葉を耳にすることもあるかもしれませんが、なんだか難しそうに感じてしまいますよね。
API連携は先に手順へ進むよりも、どの業務に向くのか、どこまで自動化してよいのかを決めてから使う方が失敗しにくいです。
この記事では、Chatwork APIでできることと、初めて利用するときの進め方をわかりやすくご紹介しますね。
Chatwork API連携は用途別に選ぶ
Chatwork APIは、できることを並べて選ぶよりも「どの業務を自動化したいか」から考えると失敗しにくいんです。
通知、タスク化、記録のどれを優先するかによって、使う連携や注意点が変わってきますよね。
APIは、外部からChatworkの情報を取得したり、メッセージやタスクを操作したりする方法です。
Webhookは、Chatwork上でメッセージ送信・編集などのイベントを外部URLへ通知する方法、OAuthは、外部サービスがユーザーの許可を得てAPIを利用する認証方式です。
この記事では、自分のアカウントでAPIトークンを発行し、Chatwork APIを利用するケースを中心にご紹介します。
向いている業務と向かない業務を見分ける
API連携に向いているのは、毎日同じ条件で発生する通知、定型フォーマットの報告、担当者や期限が決まっているタスク登録なんです。
反対に、担当者の判断が毎回必要な相談、ルールが頻繁に変わる承認、本文を読んで優先度を決めるような作業は、いきなり自動化すると混乱しやすいもの。
まずは「条件が固定されていて、失敗したときに気づきやすい作業」から選ぶと、効果とリスクのバランスを取りやすいですよ。
用途別に選びたい5つの連携
代表的な連携は、目的ごとに見ると選びやすくなりますよ。
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メッセージの自動送信：定例リマインドや日次報告に向いています。送信頻度が高すぎると重要な連絡が埋もれるので、通知条件は絞っておきたいところ。
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タスクの自動追加：問い合わせ受付や発注依頼のように、担当者と期限のルールが決まっている業務に向いています。例外処理が多い場合は、手動確認を残す設計が安心ですね。
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メールの内容を転送：Gmailなどの受信内容をチームで共有したいときに便利です。個人情報や不要なメールまで流れないよう、転送条件を先に決めておくと安心。
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カレンダーと連携：会議前の通知や締切前の確認に向いています。代表例としてGoogleカレンダー連携がありますが、個別の設定手順はChatworkとGoogleカレンダー連携で確認できます。
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スプレッドシートとのデータのやり取り：報告の記録や一覧管理に向いています。保存先の権限と、誰がメンテナンスするかを決めてから始めると運用しやすいですよ。
最初から全部を連携する必要はありません。
まずは効果が大きく、失敗しても戻しやすい用途を1つ選びましょう。
API連携を導入する前に確認すること
連携の用途を決めたら、次の順番でAPIを利用開始します。
1. 利用できるアカウントか確認する
まず、利用中のChatworkアカウントでAPIを使えるか確認します。
パーソナルプランは組織管理者への利用申請の対象外です。
組織契約の場合は、次の申請が必要になるため、先に契約区分と自分の利用条件を確認しましょう。
2. 必要なら組織管理者へ申請する
組織契約のユーザーは、APIを利用する前に組織管理者へ申請します。
管理者の承認後に、APIトークンの発行へ進みます。
管理者自身が利用する場合は、パスワード入力後にAPIトークンを発行できます。
3. サービス連携からAPIトークンを確認する
Chatwork画面右上の「利用者名」→「サービス連携」→「APIトークン」の順に進み、画面の案内に従ってAPIトークンを確認します。
ルームIDや初回リクエストの流れまで確認したい場合は、Chatwork APIの使い方を完全解説も参考にしてみてくださいね。
4. テスト範囲を小さく決める
最初からメッセージを投稿せず、GET /v2/meのような読み取り系APIで、自分の情報を取得できるか確認しましょう。
APIトークン方式では、トークンをリクエストヘッダーに指定します。
URLや画面上のサンプル値にトークンを記載せず、APIはHTTPSで接続します。
401は認証失敗、403は権限不足、429は利用回数制限超過の可能性があります。
まずはこの3つを手がかりに、認証情報・利用権限・リクエスト回数を確認しましょう。
運用開始前の確認事項
APIトークンは、外部ツールからChatworkの情報を取得・操作するための大切な文字列です。
誰が発行したかを記録し、保管場所と担当者が変わったときの更新方法まで決めてから使いましょう。
通知対象は「すぐ確認が必要なもの」に絞り、対象ルームや通知しない時間帯を決めます。
すべてのメールや予定、更新を流すと、重要な連絡まで見落とされやすくなります。
保守担当、確認頻度、エラー時の連絡先も決めておきます。
APIで取得した情報の保存先は、連携するプログラムやサービス側で設定し、閲覧権限、編集権限、退避期間を確認しましょう。
APIトークンは共有チャットや公開場所、URL、ログへ記載しません。
トークンが漏えいした場合などに再発行すると、以前のAPIトークンはすべて無効になります。
連携中のプログラム側も新しいトークンへ変更してください。
組織契約では、管理者が「API利用者一覧」から対象ユーザーを停止するとAPIへのアクセスを停止できます。
退職や異動などで利用不要になった場合は停止し、再利用時は改めて申請します。
保存先とセキュリティを確認する
APIは通知や転記の自動化には便利ですが、長期ログ保管そのものの代わりとして考えると抜け漏れが出やすくなります。
チャットログを長期的に残す運用まで整理したい場合は、Chatworkログ保存方法｜自動・手動バックアップの選び方も参考になりますよ。
Chatwork API連携でよくある質問
API連携の便利さがわかっても、「無料プランのままで大丈夫？」「専門知識がないとできないんじゃないの？」と、一歩踏み出すのをためらってしまう疑問も浮かんできますよね。
安心して自動化の準備を進められるよう、つまずきやすいポイントを解消しておきましょう！
無料プランでもAPIは使える？
結論、無料プランでもAPIは使えます！
APIのリクエスト数は5分あたり300回までです。
加えて、メッセージ投稿とタスク追加は、ルーム単位で合計10秒あたり10回までの制限があります。
プログラミングができないと難しい？
自作連携では、APIトークンの管理やプログラムの実装、エラー対応が必要です。
一方、外部サービス経由の連携では、用意された連携を画面操作で設定できる場合があります。
自分でAPIを利用する方法と、外部サービスを経由する方法は別の選択肢です。
必要な自由度と運用の手間を比べて選びましょう。
APIで取得したデータはどこに保存されるの？
API自体が保存先を用意するわけではありません。
取得したデータは、連携するプログラムやサービス側で保存先を決めます。
スプレッドシートなどへ保存する場合は、閲覧権限、編集権限、退避期間を確認しましょう。
無料プランだと、直近40日分しかメッセージが表示されない制限があるため、APIで外部に転記する情報と、長期保管するログは分けて考えておくと安心です。
APIだけでは足りないログ保存を補うなら
API連携を整えるほど、Chatwork上のやり取りを必要なときに見返せる状態も大切になってきます。
ただ、API連携は通知や転記の仕組みづくりが中心で、全ルームのメッセージや添付ファイルを長期保管する用途とは分けて考えるのが安心です。
チャットワログさんは、全ルームのメッセージと添付ファイルを、自動でまるごとパソコンに保存してくれるデスクトップアプリ。
APIで動かす自動化とは別に、あとから見返す保管先を用意したい場合の選択肢になります。
保存したあとの読みやすさは、チャットワログさんのサンプル画面で確認できます。
会話の流れを追いやすいか、試してみてくださいね。
API連携で日々のChatwork業務を自動化しよう
Chatwork API連携は、次の順番で始めると安全に進めやすくなります。
- 利用条件と、必要な場合の管理者申請を確認する
- 「利用者名」→「サービス連携」→「APIトークン」でトークンを発行する
- GET
/v2/meなどの読み取り系APIでテストする - トークンを安全に管理し、漏えい時は再発行する
- 不要になった連携を停止する
あわせてログや添付ファイルの長期保管も必要なら、チャットワログさんのような保存方法も確認しておくと安心です。