「Chatworkの監査ログって、どうやって保存すればいいの？」と調べていませんか？
内部監査やコンプライアンスの対応で、過去のチャット履歴を提出しなければならない場面は増えています。
しかし、Chatworkの標準機能だけでは、ログの長期保存や一括エクスポートが難しいのが現状です。
この記事では、Chatworkの監査ログを確実に保存する方法を4つ紹介し、それぞれの特徴や気をつけるポイントをお伝えします。
Chatworkの監査ログはなぜ保存が必要なのか
会社のチャットに残ったやり取りは、単なる連絡手段ではありません。
いざというときの証拠や記録として、大切な役割を持っています。
ここでは、なぜ監査ログの保存が必要になるのかをご説明します。
監査やコンプライアンスで求められるチャット履歴とは
近年、内部統制やコンプライアンスの強化で「業務上のやり取りを記録として残す」ことが求められる場面が増えてきました。
たとえば、取引先との合意内容、プロジェクトの決定事項、トラブル発生時のやり取りなど。
これらがチャット上にしか残っていない場合、あとから「言った・言わない」の問題になることも珍しくありません。
監査担当者から「過去の連絡履歴を出してほしい」と言われたとき、すぐに出せるかどうかが問われるのです。
退職者が関わっていたやり取りも同様で、担当者がいなくなったあとにログが消えてしまうと、確認する方法がなくなってしまいます。
だからこそ、日頃からチャット履歴を保存しておく仕組みが欠かせません。
Chatwork標準機能だけでは不十分な理由
実は、Chatworkにはプランによって使える機能に大きな差があります。
フリープランとビジネスプランには、ログのエクスポート機能がそもそも用意されていません。
エンタープライズプランならCSV形式でエクスポートできますが、会話の流れがつかみにくく、監査資料としてはそのまま使いにくいのが正直なところです。
さらに、フリープランには40日間のメッセージ閲覧制限があり、古いメッセージは画面上で確認できなくなります。
つまり、標準機能だけでは、必要なときに必要なログを取り出せないリスクがあるということです。
早めに別の手段を準備しておかないと、いざというときに困る可能性があるのです。
Chatworkの監査ログを保存する4つの方法
ここからは、実際に監査ログを保存するやり方を4つ紹介していきます。
それぞれの特徴を押さえて、あなたの状況に合った方法を選んでみてください。
ステップ1：エンタープライズプランのCSVエクスポートを使う
Chatworkのエンタープライズプランを契約しているなら、管理者がチャットログをCSV形式で書き出せます。
- 管理画面にログインする
- 「ログエクスポート」メニューを開く
- 対象の期間やルームを指定してCSVを出力する
手順そのものは難しくありません。
しかし、CSVは1行1メッセージの表形式なので、誰がどんな流れで話していたのかは読み取りにくいのが難点です。
Excelやスプレッドシートで並べ替えや検索はできますが、会話の文脈を追うのには向いていないと言えます。
「証拠として残す」という目的なら使えますが、あとから読み返すには少し不便かもしれません。
ステップ2：手動でコピーペーストして保存する
エクスポート機能がないプランの場合、もっとも基本的な方法がコピーペーストです。
- 保存したいルームのチャット画面を開く
- Ctrl+A（Mac は Command+A）で全選択する
- テキストファイルやWordに貼り付けて保存する
この方法は、お金がかからないのは大きなメリットです。
しかし、ルームが多いと膨大な手間になりますし、添付ファイルをまとめてコピーすることはできません。
毎日や毎週の作業にすると、続かなくなってしまうでしょう。
少量のログを一時的に残したい場合には使えますが、監査対応として継続的に行うのは現実的ではないかもしれません。
ステップ3：GAS（Google Apps Script）で自動取得する
プログラムを使って自動でログを取得する方法もあります。
Google Apps Script（GAS）からChatwork APIを呼び出して、メッセージをスプレッドシートに記録するやり方です。
- ChatworkのAPIトークンを取得する
- GASでスクリプトを作成し、定期実行を設定する
- 取得したログをGoogleスプレッドシートに自動保存する
自動化できるのは魅力的ですが、APIの仕様やレート制限を理解する必要があります。
設定やメンテナンスに技術的な知識が求められるので、社内にプログラミングに詳しい人がいないと運用が難しいのが現実です。
途中でAPIの仕様が変わったときに修正できる人がいるかどうかも、導入前に確認しておきたいポイントです。
ステップ4：専用バックアップツールで自動保存する
技術的な知識がなくても使えるのが、専用のバックアップツールを導入する方法です。
- ツールをインストールして、Chatworkアカウントと連携する
- バックアップのスケジュール（毎日・毎時など）を設定する
- あとは自動でログが保存されるのを待つだけ
設定さえ済めば、放置していても全ルームのメッセージが自動で保存されます。
GASと違って、プログラミングの知識はいりません。
添付ファイルも一緒にバックアップできるツールもあるので、監査対応としてはこの方法が手間が少なく安心です。
監査ログ保存で失敗しないための注意点
方法が決まったら、次に気をつけたいのが「始めるタイミング」と「保存する範囲」です。
ここを見落とすと、せっかくの準備が台無しになることがあります。
保存を始めるタイミングを間違えると取り返しがつかない
バックアップは「過去にさかのぼって取得する」ことが基本的にできません。
Chatwork APIで取れるのは、その時点で閲覧できるメッセージだけです。
フリープランの場合、40日を過ぎたメッセージは画面からも消えてしまうので、バックアップを始めた日より前のログは取り戻せません。
「いつかやろう」と思っている間にも、古いメッセージはどんどん見られなくなっていきます。
必要だと感じたら、その日のうちに保存を始めるのが一番確実です。
添付ファイルも一緒に保存しないと証拠として不完全になる
監査で求められるのは、テキストのやり取りだけではありません。
契約書のPDF、見積書のExcel、会議資料のスライドなど、チャットに添付されたファイルも重要な証拠になります。
テキストだけ保存して「ファイルは添付されていたけど、もう確認できません」では、監査資料として不十分と判断されることもあります。
CSVエクスポートやコピーペーストでは、添付ファイルは保存できません。
ファイルも含めて丸ごとバックアップできる方法を選んでおくと、あとから慌てずに済みますよ。
設定するだけで放置できるバックアップ環境を作りたいなら
手動での保存やGASの運用に手間を感じている方にぜひおすすめしたいのが、チャットワログさんです。
インストールしてChatworkアカウントを連携するだけで、全ルームのメッセージと添付ファイルを自動でバックアップしてくれます。
HTMLビューアつきで、保存したログをChatwork風の画面でそのまま読み返せるのも魅力です。
買い切り1,980円で月額料金もかからないので、コストを抑えることもできます。
監査ログの保存は早めに始めるのが最善の対策
エンタープライズのCSVエクスポート、手動コピー、GASによる自動化、専用ツールの導入という4つの方法があります。
どの方法にもメリットとデメリットがありますが、共通して言えるのは「早く始めるほど安心」ということです。
手軽に始めたい方は、ぜひチャットワログさんで自動バックアップを検討してみてください。
過去のメッセージは取り戻せないので、思い立ったときが始めどきです。
まずは今日から、あなたに合った方法でログの保存を始めてみてください。