「監査でChatworkのチャットログを提出してほしいと言われたけれど、何を出力して、どう保管すればいいの？」と悩んでいませんか？
監査提出では、公式機能で取得したデータを原本として保管し、対象期間や投稿者などの条件を提出前に確認することが大切です。
この記事では、Chatworkの監査提出用チャットログを公式機能で出力し、原本を保管して提出前に確認する手順をご紹介します。
監査提出前に対象範囲を決める
出力を始める前に、監査担当者へ対象期間、対象ルーム、対象ユーザー、必要な項目、提出形式を確認します。
条件が曖昧なまま出力すると、対象外の情報が混ざったり、必要な期間が欠けたりするためです。
監査ログとして確認されやすい項目は、メッセージ本文、送信日時、投稿者、ルーム名です。
添付ファイルが必要な場合は、ファイル本体を別途そろえる必要があるかも確認しましょう。
退職者が関わるルームを対象に含める場合は、チャットワーク退職者データの引き継ぎ方法もあわせてチェックしてみてくださいね。
監査提出に加えて社内ルールや責任範囲を整える場合は、Chatworkのコンプライアンス対応でログを保全する方法や企業向けのChatworkログ管理方法も参考になります。
エンタープライズの公式ログ出力を実行する
監査提出用のデータは、管理者がプロフェッショナルプラン（旧エンタープライズプラン）の公式ログ出力を使って取得します。
出力前に指定した対象期間・ルーム・ユーザーと、実際の出力条件が一致しているかを確認してください。
公式出力では、チャットやメッセージのログをCSVで確認できます。
本文、日時、投稿者などを一覧で扱える一方、会話の前後関係は行を追って確認する必要があります。
出力が完了したら、ファイル名に出力日と対象期間を入れ、受領したCSVを編集せず原本として保管します。
確認や並べ替えが必要な場合は、原本を複製して作業用ファイルを作りましょう。
取得できない情報は別資料で補う
公式ログ出力だけで、添付ファイル本体やタスク一覧、すでに削除されたデータまで一括取得できるわけではありません。
監査担当者がこれらを求めている場合は、取得できない項目として先に共有し、必要なファイル本体や管理記録を別資料としてそろえます。
画面コピーや手動コピーは少量の補足資料、GASや専用ツールは日常的な保存に使えます。
ただし、監査提出用の公式出力と混ぜず、取得元と作成方法が分かる名前で分けて保管しましょう。
日常的な保存方法は、チャットワークのバックアップ方法で確認できます。
原本を保管して提出内容を確認する
出力したCSVは、作業用ファイルと分け、閲覧権限を限定した保管場所へ保存します。
原本のファイル名、出力者、出力日時、対象条件、保管場所を記録しておくと、提出時に取得経緯を説明しやすくなります。
提出前は次の順で確認しましょう。
- 対象期間・ルーム・ユーザーが監査依頼と一致しているか確認します
- 本文・日時・投稿者など必要な列が入っているか確認します
- 文字化け、欠損、重複がないか作業用コピーで確認します
- 添付ファイルなど別資料の有無と対応関係を確認します
- 提出先、共有方法、閲覧権限を確認します
送信先や共有リンクの確認も一緒に見直す場合は、Chatworkの情報漏洩対策も役立ちます。
日常的なログ保存を続ける場合
監査依頼への対応とは別に、全ルームのメッセージや添付ファイルを日常的に保存し、あとから検索したい場合は専用ツールが役立ちます。
チャットワログさんは、全ルームのメッセージと添付ファイルをローカルへ保存し、専用ビューアで確認できます。
公式ログ出力の原本とは分けて管理し、監査時の補足確認に使いましょう。
公式出力の原本と提出用データを分けて管理しよう！
監査提出用のチャットログは、対象条件を決めて公式機能で出力し、受領したCSVを編集せず原本として保管します。
取得できない添付ファイル本体やタスク一覧などは別資料として整理し、提出前に対象範囲、必要項目、欠損、共有方法を確認しましょう。
日常的な保存も続けたい場合は、チャットワログさんのような専用ツールを、公式出力とは役割を分けて活用してみてくださいね。