「退職者のChatworkアカウントは、いつ削除すればいいんだろう？」
退職者は全員同じ削除手続きをするわけではありません。
まず、組織契約のユーザー削除、管理者の退職、個人契約の解約、別組織への移行のどれに当たるかを確認します。
組織契約では権限によって手続きする人が異なり、管理者が退職する場合は、アカウントを削除する前に後任へ管理者権限を移譲しなければなりません。
権限を確認したら、ルーム、DM、添付ファイル、タスクなど必要なデータを保存し、後任が確認できる状態にしてからアカウントを削除します。
この記事では、権限移譲、必要データの確認、退職者アカウントの削除を、退職日までの順番に沿って進める方法をご説明します。
退職者の契約と権限を最初に確認すること
組織契約の一般ユーザーは、データの確認と引き継ぎ後に管理者またはユーザー管理者が削除します。
ユーザー管理者は担当していたユーザー管理業務を後任へ渡します。
組織の管理者は1名だけなので、退職前に別のユーザーへ管理者権限を移譲してから、削除または組織間移行へ進みましょう。
個人契約の解約は契約者本人が行います。
削除の直前に抜け漏れへ気づくのは避けたいですよね。
| 期限 | 管理者が行うこと | 退職者・後任が行うこと | 完了条件 |
|---|---|---|---|
| 退職決定時 | 退職者の権限を確認し、管理者なら移譲先を決める | 退職者は参加ルーム、DM、ファイル、未完了タスクを洗い出す | 必要な権限移譲とデータ確認の担当者が決まっている |
| 最終出社前 | 後任を必要なグループチャットへ追加し、権限とタスク担当者を変更する | 退職者はDMの要点、ファイルの保存場所、タスクの経緯を後任へ渡す | 後任が必要なルームと保存済みデータを開ける |
| 削除直前 | 管理者権限の移譲、必要ファイルのダウンロード、担当タスクの変更を再確認する | 退職者と後任が未完了事項を照合する | 削除後に失う情報の保存と引き継ぎが完了している |
| 削除後 | 削除済みユーザーがログインできないことと、後任の権限を確認する | 後任はグループチャット、保存ファイル、引き継いだタスクを確認する | 後任が業務を継続でき、保存先も共有されている |
特にDMや添付ファイルは、後任があとから探そうとしても見つけにくいことがあります。
組織全体での運用ルールづくりに踏み込みたい場合は、企業向けChatworkログ管理の方法｜運用の注意点とコツもあわせて確認しておくと、退職以外の場面でも判断に迷わずに済みます。
削除前に必要なデータを保存する
対象が少ない場合は、必要なメッセージやファイルを手作業で保存します。
複数ルームやDMを継続して残す必要があり、確認漏れが心配な場合は、自動保存できる方法も候補になります。
全ルームを継続保存したい場合
チャットワログさんは、Chatworkのメッセージを自動でバックアップできるデスクトップアプリです。
参加している全ルームのログを定期的にパソコンへ保存できるため、退職者対応で確認漏れが起きる負担を減らせます。
データを外部クラウドではなく手元に残したい場合にも選びやすい方法です。
後任が見返しやすい形で残す
保存後は、後任が会話の流れを追える形になっているかも大切です。
CSVデータだけでは、誰がどの流れで何を言ったかを追いにくい場合があります。
チャットワログさんのビューアなら、Chatwork風の画面でログを見返せます。
DMルームの相手名で検索でき、添付ファイルも一緒に保存されるため、後から資料を確認したい場面でも探しやすくなります。
どんな画面で会話を読み返せるのか、サンプル画面で確認してみてください。
引き継いだあとに使う場面もイメージしやすくなりますよ。
アカウント削除の前後で確認できる情報
ユーザーを削除すると本人はログインできなくなり、アカウントやデータは復元できません。
削除・解約・組織間移行では、手続きする人とデータの扱いが異なります。
| ケース | 手続きする人 | 事前に保存・変更するもの | 手続き後に残るもの | 消える・確認できなくなるもの |
|---|---|---|---|---|
| 組織内ユーザー削除 | 組織の管理者またはユーザー管理者 | 必要なファイルを保存し、担当タスクを変更 | 過去の投稿、条件を満たすDMやグループチャット | マイチャット、担当タスク、条件に該当するファイル |
| 管理者退職 | 現管理者、後任、必要に応じてユーザー管理者 | 先に管理者権限を後任へ移譲し、データを保存 | 移譲後の組織データと過去の投稿 | 移譲せずに削除した場合の管理者操作と未保存データ |
| 個人契約解約 | 契約者本人 | 領収書・請求書、必要なメッセージやファイルを保存 | なし | 解約と同時にアカウント、メッセージ、タスク、ファイルなど全ログ |
| 別組織移行 | 移行元と移行先の管理者 | 管理者権限、ライセンス、組織外設定を確認 | コンタクト、参加グループチャット、自身のファイル | APIトークン、チーム設定、条件に該当する移行元のファイル |
何が残り、何が消えるのかを確認してから、該当するケースの手続きを選びましょう。
削除後も残る情報
組織契約ユーザーを削除した場合、グループチャットの過去の投稿は発言者名に「解約済」と付いた状態で残ります。
削除したユーザーが依頼者のタスクも残り、依頼者名に「解約済」と表示されます。
ダイレクトチャットは相手ユーザーだけが参加した状態で残りますが、投稿がない場合や両方のユーザーが削除された場合は削除されます。
個人契約の解約ではメッセージやタスクなど全ログが削除されるため、組織内ユーザー削除と同じ扱いにしないでください。
削除後に確認できなくなる情報
組織契約ユーザーを削除すると、マイチャットと削除したユーザーが担当者のタスクは自動削除されます。
退職者本人しか参加していないグループチャットも、参加者がいなくなると確認できなくなります。
アップロードしたファイルは条件によって扱いが変わります。
同じ組織のユーザーが残るチャットではファイルのオーナーが所属組織へ変更される場合がありますが、組織外ユーザーとのDMでは削除される場合があります。
削除後は取得できないため、事前に保存してください。
組織間移行では、移行先組織のユーザーが残るチャットならファイルが保持される場合がありますが、移行元組織のユーザーだけが残るチャットでは削除される場合があります。
削除前に保存・変更する情報
4ケース共通で、削除・解約・移行の前に必要なメッセージやファイルを保存し、担当タスクと保存先を後任へ引き継ぎます。
組織内ユーザー削除では同じ組織のユーザーを対象チャットへ参加させ、管理者が退職する場合は管理者権限を先に移譲します。
個人契約の解約では領収書・請求書も事前に保存してください。
組織間移行では移行先のライセンスと組織外ユーザーとのやりとり設定を確認し、移行後に残らないAPIトークンやチーム設定を必要に応じて変更します。
退職対応以外のデータ保全まで含めて全体像だけ押さえたい場合は、ChatworkのBCP対策とデータ保全｜IT管理者向けログ保存ガイドも参考になります。
退職時のChatworkデータ対応は早めの備えが安心への近道
退職者の契約状況と権限、退職後の扱いを確認し、組織内ユーザー削除・管理者退職・個人契約解約・別組織移行から該当する手続きを選びます。
必要なデータ保存と管理者権限の移譲を先に終えると、後任が業務を続けやすくなります。
日頃からログを自動で残しておく仕組みがあれば、退職前の確認も進めやすくなります。
プランの制限や手作業の負担で対応しきれない場合は、チャットワログさんのような方法も選択肢になります。
「あのやり取り、どこにあったっけ？」と困る前に、退職前チェックと保存の流れを整えておきましょう！