「もし明日、退職者が出て、その人のChatworkアカウントにあった大事なやり取りが見られなくなったら……」
退職者のChatworkアカウントを削除したり権限を変えたりする前に、ルーム、DM、添付ファイル、タスクの保存状況を確認しておくと安心です。
取引先との約束や仕様変更の根拠がChatworkに残っている場合、退職後に確認しづらくなる恐れがあります。
退職者が増えるタイミングって、意外と急にやってくるものですよね。
この記事では、退職前にChatwork上のルーム、DM、添付ファイル、タスクを確認し、管理者・退職者本人・後任で引き継ぐ流れをご説明します。
退職前に確認するChatworkデータのチェックリスト
退職対応では、アカウント削除や権限変更の前に、ルーム、DM、添付ファイル、タスク、権限の順で保存状況を確認しておくと抜け漏れを防ぎやすくなります。
| 役割 | 確認するもの | 後任へ渡すもの | 完了条件 |
|---|---|---|---|
| 管理者 | 参加ルーム、DMの確認先、添付ファイルの保存先、未完了タスク、権限 | 後任が参加すべきルーム、確認が必要なDMの相手、保存済みファイルの場所、タスク担当者の変更内容、権限変更の結果 | 後任や別メンバーが必要なルームに入り、DM・添付ファイル・タスク・権限の確認先が決まっている |
| 退職者本人 | 進行中のルーム、取引先や社内担当者とのDM、契約書や資料などの添付ファイル、残っているタスク | 必要なメッセージ、ファイルの場所、タスクの状態と次の対応 | 後任が同じ順番でルーム、DM、添付ファイル、タスクを確認できる |
| 後任 | 参加すべきルーム、確認すべきDM、保存済み添付ファイル、引き継ぐタスク、必要な権限 | ルーム内の経緯、DMの要点、添付ファイルの保存場所、タスクの期限と担当、開ける権限 | Chatwork上に残る情報と、ローカルや共有フォルダに退避した情報の所在を開ける |
特にDMや添付ファイルは、後任があとから探そうとしても見つけにくいことがあります。
組織全体での運用ルールづくりに踏み込みたい場合は、企業向けChatworkログ管理の方法｜運用の注意点とコツもあわせて確認しておくと、退職以外の場面でも判断に迷わずに済みます。
公式機能や手作業で足りない場合の保存方法
手作業で足りるのは、対象ルームが少なく、必要なDM、添付ファイル、タスクがはっきりしている場合です。
保存手段が必要になりやすいのは、複数ルームの経緯、DM、添付ファイル、タスクを継続して残したい場合や、手作業では確認漏れが出そうな場合です。
保存が必要な範囲を切り分けたうえで、公式機能や手作業では対応しきれない場合は、継続的に保存できる方法も候補になります。
全ルームを継続保存したい場合
チャットワログさんは、Chatworkのメッセージを自動でバックアップできるデスクトップアプリです。
参加している全ルームのログを定期的にパソコンへ保存できるため、退職者対応で確認漏れが起きる負担を減らせます。
データを外部クラウドではなく手元に残したい場合にも選びやすい方法です。
後任が見返しやすい形で残す
保存後は、後任が会話の流れを追える形になっているかも大切です。
CSVデータだけでは、誰がどの流れで何を言ったかを追いにくい場合があります。
チャットワログさんのビューアなら、Chatwork風の画面でログを見返せます。
DMルームの相手名で検索でき、添付ファイルも一緒に保存されるため、後から資料を確認したい場面でも探しやすくなります。
退職者のChatworkデータを放置するとどうなる？
「退職者のアカウント、そのまま消して大丈夫かな？」と気になりますよね。
削除や権限変更の前に保存状況を見ておかないと、あとで確認に時間がかかることがあります。
なぜ退職前の確認が必要なのか、その理由を再確認しておきましょう。
アカウント削除後に確認しづらくなるリスク
Chatworkでは、管理者が退職者のアカウントを組織から削除しても、そのユーザーが参加していたグループチャットの履歴は残る場合があります。
一方で、ダイレクトメッセージ（1対1のやり取り）は、参加状況や権限によって後から確認しづらくなるケースがあります。
さらにフリープランの場合、40日を過ぎたメッセージは閲覧できなくなります。
退職から数か月経って「あの案件の経緯を確認したい！」と思っても、ログが残っていなければ確認に時間がかかってしまいます。
「聞いてない！」を防ぐために
よくあるのが、退職者しか知らなかった取引先との約束事が消えてしまうケース。
たとえば、クライアントからの細かい要望や仕様変更が、Chatworkのメッセージだけに残っていた場合。
後任が「聞いてません」と言ってしまうと、一気に信頼を失いかねません。
「退職するから」と急いでアカウントを消してしまった結果、納品物の仕様根拠を探し直すことになるケースもあります。
だからこそ、削除や権限変更の前に「チャット履歴そのもの」をバックアップとして残しておくことが大切なんです。
退職対応以外のデータ保全まで含めて全体像だけ押さえたい場合は、ChatworkのBCP対策とデータ保全｜IT管理者向けログ保存ガイドも参考になります。
退職時のChatworkデータ対応は早めの備えが安心への近道
退職者のデータをどうするか、退職が決まってから考えるのでは間に合わないことも多いです。
日頃からログを自動で残しておく仕組みがあれば、退職前の確認も進めやすくなります。
プランの制限や手作業の負担で対応しきれない場合は、チャットワログさんのような方法も選択肢になります。
「あのやり取り、どこにあったっけ？」と困る前に、退職前チェックと保存の流れを整えておきましょう！