もし明日、退職者が出て、その人のChatworkアカウントにあった大事なやり取りが見られなくなったら。
そんなとき「あのプロジェクトの連絡、どこに残ってたっけ？」と焦っても、もう遅いかもしれません。
退職者が増えるタイミングは急にやってきます。
この記事では、Chatworkの退職者データを安全に引き継ぐための手順と、チャット履歴を確実に残しておく方法を順を追ってご説明します。
退職者のChatworkデータを放置すると何が起きるのか
「退職者のアカウント、そのままにしておいて大丈夫かな？」と気になったことはありませんか？
実は、何もしないまま放置していると、思わぬ形でデータが見られなくなってしまうことがあります。
アカウント削除で過去のやり取りが閲覧不能になるリスク
Chatworkでは、管理者が退職者のアカウントを組織から削除すると、そのユーザーが参加していたグループチャットの履歴は残ります。
ただし、ダイレクトメッセージ（1対1のやり取り）については、相手側からも確認が難しくなるケースがあるのです。
さらにフリープランの場合、40日を過ぎたメッセージは閲覧できなくなります。
退職者が関わっていた古いやり取りほど、見返したいときにはもう手の届かない場所にあるかもしれません。
退職から数か月後になって「あの案件の経緯を確認したい」と思っても、ログが残っていなければ手の打ちようがありません。
引き継ぎ漏れによる業務トラブルの実例
よくあるのが、退職者しか把握していなかった取引先とのやり取りが消えてしまうケースです。
たとえば、クライアントからの細かい要望や仕様変更がChatworkのメッセージだけに残っていた場合。
退職後にそのログが確認できなくなると、後任の担当者が「聞いてない」とクライアントに言ってしまい、信頼を損ねることもあります。
「退職するから」と急いでアカウントを消してしまった結果、納品物の仕様根拠がどこにもない、という事態も実際に起きています。
引き継ぎ資料を作る余裕がないまま退職日を迎えるケースは珍しくありません。
だからこそ、チャット履歴そのものを残しておくことが大切なのです。
退職者のChatworkデータを安全に引き継ぐ方法
ここでは、退職が決まったときに実際にやっておくとよい手順をご紹介します。
事前に準備しておけば、退職日当日に慌てずに済みますよ。
退職前にやるべきデータ保全の手順
まずやるべきなのが、退職者が参加しているグループチャットの一覧を確認することです。
どのルームにどんなやり取りが残っているか、ざっと把握しておくだけで安心感が違います。
特に大事なプロジェクトのルームは、退職者以外のメンバーが少なくとも1人は参加している状態にしましょう。
退職者だけが参加しているルームがあると、アカウント削除後にそのルームへアクセスできなくなる可能性があります。
添付ファイルも見落としがちなポイントです。
契約書や見積もり、仕様書といったファイルがチャットに添付されたままになっていないか、退職日までに確認しておくと安心です。
Chatworkの管理画面でできる退職者対応
Chatworkのビジネスプラン以上であれば、管理画面から「ユーザーの移行」ができます。
退職者のアカウントを別の組織に移行したり、新しいアカウントに引き継いだりする仕組みです。
ただし、この方法にはいくつか注意点があります。
移行には移行先組織の管理者の承認が必要で、フリープランでは使えません。
また、移行できるのはアカウント単位であり、特定のルームのログだけを抜き出すことはできません。
「とりあえずアカウントを残しておけばいい」と思いがちですが、ライセンス数に空きがなければ、退職者のアカウントをいつまでも持っておくわけにもいきません。
コストと安全のバランスを取るのが、実は一番悩ましいところと言えます。
プラン別で異なるエクスポート手段と注意点
次に、Chatworkのプランごとにどんなデータ保全の手段があるのかを見ていきましょう。
プランによってできること・できないことがはっきり分かれるので、事前に知っておくと対応がスムーズになりますよ。
フリー・ビジネスプランではログのエクスポートができない
Chatworkのフリープランとビジネスプランには、チャットログのエクスポート機能がありません。
つまり、管理画面から「ログをダウンロードして保存しておく」という操作ができません。
手動でメッセージをコピーして貼り付けるか、スクリーンショットを撮るか。
やろうと思えば理論上は可能ですが、ルーム数が多いと現実的ではありません。
GAS（Google Apps Script）を使ってAPIからメッセージを取得する方法もありますが、プログラミングの知識が必要で、設定やメンテナンスも手間がかかります。
エンタープライズのCSVエクスポートでも会話の流れは追いにくい
エンタープライズプランでは、管理者がチャットログをCSV形式でエクスポートできます。
ただし、CSVはあくまで生データです。
タイムスタンプとメッセージが並んでいるだけなので、「誰がどの流れで何を言ったのか」が非常に把握しづらいです。
退職者の引き継ぎ資料として使おうと思っても、Excelでログを開いて文脈を読み取るのは骨が折れる作業となります。
監査やコンプライアンス対応で「ログがある」状態は作れますが、実用的に使うにはもう一歩踏み込んだ仕組みがほしいところですね。
退職者データの保全を自動化して担当者の負担を減らす
退職のたびにログを手作業で保存するのは、担当者にとって大きな負担です。
特に退職が重なる時期は、通常業務と並行して対応しなければなりません。
ここでは、そうした手間をぐっと減らす方法をご紹介します。
チャットワログさんなら全ルームのログを自動バックアップできる
チャットワログさんは、Chatworkのメッセージを自動でバックアップするデスクトップアプリです。
インストールして設定するだけで、参加している全ルームのログを定期的にローカルに保存してくれます。
退職者が出るたびに慌てなくても、日頃から自動でバックアップが動いているので、退職日にはすでにログが手元にある状態です。
データはすべてパソコンのローカルに保存されるため、外部サーバーに情報が送られる心配もありません。
買い切り1,980円で月額料金がかからないのも、長く使ううえで非常に魅力的と言えます。
HTMLビューアで退職者のやり取りをいつでも見返せる
チャットワログさんのもう一つの強みが、Chatwork風のHTMLビューアでログを見返せることです。
CSVの生データと違い、会話の流れがそのまま画面に表示されるので、「あのとき誰が何を言っていたか」がすぐに分かります。
サイドバーでルーム一覧を確認でき、DMルームの相手名で検索することもできるので、退職者のやり取りだけをピンポイントで探すのも簡単です。
添付ファイルも自動でダウンロードされているので、チャットに貼られていた資料を後から確認したいときにも困りません。
コンプライアンスや監査で「過去のやり取りを確認してほしい」と言われたときにも、チャットワログさんがあれば会話の文脈ごと見せられるので、説明がしやすくなりますよ。
退職時のChatworkデータ対応は早めの備えが安心への近道
退職者のChatworkデータをどう扱うかは、退職が決まってから考えるのでは遅いケースが多いです。
日頃からログを自動で残しておく仕組みを作っておけば、退職のたびに慌てることはなくなります。
プランの制限でエクスポートが使えない場合でも、チャットワログさんのようなツールを使えば、全ルームのチャット履歴と添付ファイルをローカルに保全できます。
「あのやり取り、どこにあったっけ？」と困る前に、今のうちから備えておきましょう。