「あの案件のログ、監査で必要だから出してほしい」と言われて、慌てた経験はありませんか？
Chatworkは便利なチャットツールですが、プランによってはメッセージの閲覧に制限があり、いつでも過去のログを見られるとは限りません。
この記事では、Chatworkのログをコンプライアンスの観点から確実に保全するための方法と、運用のコツを順を追ってご説明します。
Chatworkのログが消えると何が起きるのか
「チャットのログなんて、いつでも見られるでしょ」と思っていませんか？
実はChatworkには閲覧の制限があり、気づかないうちに大事なやり取りが見られなくなることがあります。
ここでは、ログが確認できなくなったときに実際に起こりうる問題をご紹介します。
監査や問い合わせ対応で「過去ログが見られない」という焦り
たとえば、取引先から「半年前に合意した内容を確認したい」と連絡が来たとき。
Chatworkのフリープランでは、40日を過ぎたメッセージは閲覧できなくなります。
ビジネスプランでも、5,000件の表示制限があるため、やり取りが多いルームでは古いメッセージが画面上から消えてしまうということも起こり得ます。
普段は気にしていなくても、いざ必要になったときに見られないと本当に困ります。
ログ保全を怠った場合のコンプライアンスリスク
企業のチャットログは、ただの会話記録ではありません。
業務上の指示や合意事項、顧客とのやり取りなど、証拠として求められる場面があります。
内部監査や外部からの問い合わせの際、ログが残っていなければ「記録がない」と答えるしかなくなってしまいます。
これは、コンプライアンス上かなり大きなリスクです。
特に近年は、社内コミュニケーションの記録を一定期間保全することが求められるケースが増えています。
「残しておけばよかった」と後悔しないためにも、早い段階で仕組みを整えておくと安心です。
Chatworkのログ保全で押さえるべき3つのポイント
では、実際にChatworkのログを保全するには何を押さえればいいのでしょうか。
やみくもにバックアップを取ればいいというものでもないので、ここでは大事な3つのポイントに絞ってご紹介します。
保全すべきログの範囲を明確にする
まず最初に決めておきたいのが、「どのルームのログを残すか」です。
全ルームを対象にするのか、取引先とのやり取りだけなのか、社内の特定プロジェクトだけなのか。
範囲を決めないまま始めると、データ量が膨大になったり、逆に大事なルームを取りこぼしたりします。
「業務上の意思決定が含まれるルーム」「外部とのやり取りがあるルーム」など、優先度をつけておくのがおすすめです。
一度整理してしまえば、あとは迷わずに済みます。
プラン別のエクスポート機能と制限を把握する
Chatworkのログをエクスポートする公式機能は、エンタープライズプラン限定です。
フリープランやビジネスプランでは、ログの一括エクスポート機能が用意されていません。
つまり、多くの企業ではChatwork標準の機能だけではログ保全が難しい状況です。
エンタープライズプランのエクスポートもCSV形式が中心で、会話の流れをそのまま読み返すには少し不向きです。
自社のプランでどこまでできるのかを把握した上で、足りない部分を別の方法でカバーするという考え方が大切です。
退職者アカウントのログ管理を忘れない
見落としがちなのが、退職者のチャット履歴の扱いです。
退職した社員のアカウントが削除されると、その人とのダイレクトメッセージが確認できなくなるケースがあります。
「あの人が担当していた案件の経緯を知りたい」というとき、ログが残っていないと引き継ぎ自体が成り立ちません。
退職の手続きに入る前にログを保全しておく。
これだけで、あとから困る場面をかなり減らせます。
ログ保全を仕組み化して運用負担を減らすには
ここまでの話を聞いて「やらなきゃ」と思っても、手作業でやるのは正直かなりの手間ですよね。
実際、ログ保全を続けるためには、できるだけ自動で回る仕組みを作っておくことが大切なポイントです。
手動バックアップの限界と自動化のすすめ
手動でチャットログをコピー&ペーストしたり、スクリーンショットを撮ったりする方法は、応急処置としては使えます。
しかし、これを毎日や毎週続けるとなると、担当者の負担が大きくなります。
加えて、手動だと抜け漏れが出てくる可能性も否定できません。
「先週の分を取り忘れた」「あのルームを対象に入れていなかった」ということが積み重なると、せっかくの保全が穴だらけになってしまいかねません。
自動でバックアップを取ってくれる仕組みがあれば、一度設定するだけで日々のログが確実に保存されるので安心です。
ローカル保存で情報漏えいリスクを抑える
ログの保全方法を考えるとき、「データをどこに置くか」も重要なポイントです。
外部のクラウドストレージにチャットログを保存する方法もありますが、チャットには機密性の高い情報が含まれることも少なくありません。
セキュリティポリシーが厳しい企業では、外部サービスへのデータ送信自体がNGというケースもあります。
その点、ログをローカル（自分のパソコン）に保存する方法なら、データが外に出ないので安全です。
情報管理の面でも、ローカル保存は有力な選択肢です。
チャットワログさんで始めるChatworkログの自動バックアップ
ここまで見てきたような課題を一つずつ解決してくれるツールとして、おすすめなのがチャットワログさんです。
チャットワログさんは、Chatworkの全ルームのメッセージを自動でバックアップしてくれるデスクトップアプリです。
技術的な知識は一切必要なく、インストールして初期設定をするだけで使い始められます。
料金は1,980円の買い切りで、月額料金がかからないのも魅力です。
追加ストレージに月額2,000円以上かかることを思えば、かなりコストを抑えられます。
HTMLビューアで監査時も会話の流れをそのまま確認できる
チャットワログさんの特徴的な機能が、HTMLビューアです。
バックアップしたログをChatwork風のデザインで閲覧できるので、会話の流れがそのまま分かります。
CSVだと「誰がいつ何を言ったか」を追うのが大変ですが、HTMLビューアなら監査担当者にもそのまま見せることができます。
サイドバーでルーム一覧を確認したり、DM相手の名前で検索したりと、目的のやり取りにすぐたどり着けます。
データはすべてローカルに保存されるため、外部サーバーにチャットログを送る心配もありません。
チャットログの保全は「後から」では間に合わない
Chatworkのログ保全は、必要になってからでは遅い場合がほとんどです。
閲覧制限で消えたメッセージは、あとから取り戻すことができません。
退職者の履歴、過去の合意内容、監査で求められるやり取り。
どれも「残しておけばよかった」と後悔する前に、仕組みを整えておくことが大切です。
まずは保全すべきルームの範囲を決めて、自動バックアップの仕組みを導入するところから始めてみてください。
チャットワログさんなら、買い切り1,980円でChatworkのログを自動で保存できます。
手間をかけずに安心を手に入れて、本来の業務に集中できる環境を整えていきましょう。