「あの案件のログ、監査で必要だから出してほしい」と言われて、慌てた経験はありませんか？
コンプライアンス対応では、ツールを入れる前に、何を、どこまで、どこに残すかを会社として決めておくことが大切です。
この記事では、Chatworkログの保全範囲・保存先・運用ルールを決めるポイントをご紹介します。
保全範囲・保存先・運用ルールを先に決める
監査で困るのは、ログがないことだけではありません。
どのルームを残すべきか、保存先はどこか、誰が定期的に確認するのかが決まっていないと、会社の証跡管理として説明しづらくなります。
チーム全体での運用ルールづくりまで広げたい場合は、企業向けChatworkログ管理の方法｜運用の注意点とコツもあわせて確認しておくと、担当者ごとのバラつきを防げます。
保全範囲: 何をどこまで残すか
最初に決めたいのは、残す範囲です。
すべての雑談まで同じ重さで残すより、外部とのやり取り、決定事項、契約・請求に関わるルームを優先すると整理しやすくなります。
内部監査やトラブル対応で必要になりやすいのは、誰が、いつ、何を合意したかが分かるログです。
退職者が関わるルームやDMも、後任が経緯を確認できるように保全対象へ入れておきましょう。
保存先: ローカル・社内共有ドライブ・外部クラウドを分ける
保存先は、ローカル、社内共有ドライブ、外部クラウドでリスクが変わります。
ローカル保存は外部送信を避けやすい一方、端末故障や担当者依存に注意が必要です。
社内共有ドライブはチームで確認しやすい反面、アクセス権限を絞らないと機密情報が広がります。
外部クラウドは便利ですが、契約情報や個人情報を置けるか社内ルールを確認してから使いましょう。
チャットワログさんは保全要件を満たす候補のひとつ
保全範囲と保存先を決めたうえで、自動バックアップの候補としてチャットワログさんを検討できます。
チャットワログさんは、Chatworkの全ルームのメッセージを自動でバックアップしてくれるデスクトップアプリ。
ローカル保存を前提にしやすいため、外部送信を避けたい会社の保全要件にも合わせやすい選択肢です。
料金は1,980円の「買い切り型」なので、コストをおさえられるのも大きな魅力です。
監査でも慌てない！会話の流れをそのまま再現
チャットワログさんは、バックアップしたログをChatwork風のデザインで見られるので、会話の流れがそのまま分かります。
CSV形式だと誰の発言か追いかけるのが大変ですが、確認したい経緯をたどりやすくなります。
データは自分のパソコン内に保存されるため、保存先ルールと合わせて使う候補になります。
Chatworkログ保全の運用ルールを決める
保全範囲と保存先を決めたら、次は運用ルールです。
担当者、頻度、退職者発生時の確認を中心に決めておきましょう。
担当者と確認頻度を決める
ログ保全は、担当者があいまいだと続きません。
誰が保存状況を確認するのか、月次・四半期などどの頻度で見直すのかを決めておきましょう。
外部とのやり取りがあるルームや、決定事項が多いプロジェクトは優先して確認すると運用しやすくなりますよ。
プラン別の取得手順は別で確認する
監査ログの取得方法は、契約プランによって変わります。
保全範囲や運用ルールを先に決め、具体的な取得手順は自社プランに合わせて確認しましょう。
プランごとの違いや、それぞれに合った保存の進め方はChatwork監査ログの保存方法｜プラン別の注意点と対策をチェックしてみてくださいね。
退職者のログの確認も忘れずに！
意外と見落としがちなのが、退職者の履歴。
退職した社員のアカウントが削除されると、その人とのやり取りが確認できなくなるケースがあります。
「あの人が担当していた案件の経緯を知りたい！」と思っても、ログが残っていないと手遅れに。
退職の手続き前に、対象ルーム、DM、添付ファイルの保存状況を確認するルールを作っておくと安心です。
Chatworkログが残っていないと監査で何に困る？
監査で困るのは、必要なログをすぐ出せない状態です。
特に外部との合意、契約・請求に関わるやり取り、退職者が担当していた案件の経緯は、会社の証跡管理として確認されやすいポイントです。
「過去ログが見られない！」という焦り
たとえば取引先から「半年前の合意内容を確認したい」と言われた時。
Chatworkのフリープランだと、40日を過ぎたメッセージは見られなくなってしまいます。
有料プラン（ビジネスプランやエンタープライズプラン）なら、閲覧制限は解除されます。
災害対策や業務停止リスクまで含めて考える場合は、ChatworkのBCP対策とデータ保全｜IT管理者向けログ保存ガイドも参考になります。
「たしかあのルームで話したはず…」と焦って探すのは避けたいですよね。
会社を守る「証拠」がなくなってしまう
お仕事のチャットログは、ただの会話記録ではありません。
業務の指示やお客様とのやり取りなど、証拠として求められる場面があります。
内部監査やトラブル対応でログの提示を求められた時、ログが残っていなければ「記録がない」と答えるしかなくなってしまいます。
そうなれば、信用問題に関わることも。
「ログを残しておけばよかった」と後悔しないためにも、早い段階で仕組みを整えておくと安心です。
チャットログの保全は「後から」では間に合わない！
Chatworkのログ保全は、困ってから動いても手遅れになることがほとんど。
消えてしまったメッセージは、あとから取り戻すことができません。
退職者の履歴、過去の合意内容、監査で求められるやり取り。
どれも大切ですが、まずは保全すべきルームの範囲、保存先、担当者と確認頻度を決めるところから始めてみてください。
チャットワログさんは、その要件を満たすためにChatworkのログを自動保存する候補のひとつです。
手間をかけずに安心を手に入れて、お仕事にしっかり集中できる環境を作りましょう！