「Chatworkのログを、何年残して、誰が確認できるようにすればいいの？」と迷っていませんか？
社内のログ保全ルールでは、保存対象・保存期間・閲覧や管理の権限を先に決め、責任者、保存先、確認頻度まで一つの運用としてそろえることが大切です。
この記事では、Chatworkの保存対象・保存期間・権限を整理し、自社のログ保全ルールを確定するための決め方をご紹介します。
Chatworkのログ保全ルールを保存対象・期間・権限から決める
ログ保全の目的は、内部監査、取引先との合意確認、トラブル対応などです。
目的を先にそろえると、保存する範囲と期間を決めやすくなります。
保存対象と保存期間
外部とのやり取り、決定事項、契約・請求に関わるルームなど、後から経緯を確認する必要があるログを優先して保存対象にします。
保存期間は、契約や社内規程を確認し、必要な証跡を後から確認できる長さに決めます。
Chatwork上で確認できる期間も踏まえ、40日を超えて残す必要があるログは早めに保存する運用にします。
閲覧権限と責任者
閲覧できる人は、管理者や監査担当など、業務上必要な人に限定します。
閲覧者の範囲と、ログ保全の運用を管理する責任者は分けて決めると、権限と作業の担当が明確になります。
保存先と確認頻度
保存先は、ローカル、社内共有ドライブ、外部クラウドから社内ルールに合う場所を選びます。
担当者を決め、月次・四半期などの間隔で保存状況を確認し、保存漏れや権限の変更がないかを見直します。
契約プランに合う取得方法は、監査ログの取得方法で確認できます。
全社で担当や権限をそろえる場合は、全社のログ管理も確認すると、社内ルールへ落とし込みやすくなります。
退職者が関わるルームやDMは、後任が経緯を追えるよう保全対象に含めましょう。
退職前に確認する項目は、Chatwork退職者データの引き継ぎをチェックしながら整理してみてくださいね。
チャットワログさんは保全要件を満たす候補のひとつ
保全範囲と保存先を決めたうえで、自動バックアップの候補としてチャットワログさんを検討できます。
チャットワログさんは、Chatworkの全ルームのメッセージを自動でバックアップしてくれるデスクトップアプリ。
ローカル保存を前提にしやすいため、外部送信を避けたい会社の保全要件にも合わせやすい選択肢です。
料金は1,980円の「買い切り型」なので、コストをおさえられるのも大きな魅力です。
監査でも慌てない！会話の流れをそのまま再現
チャットワログさんは、バックアップしたログをChatwork風のデザインで見られるので、会話の流れがそのまま分かります。
CSV形式だと誰の発言か追いかけるのが大変ですが、確認したい経緯をたどりやすくなります。
実際にどのように会話を読み返せるのか、ぜひサンプル画面を確認してみてください。
データは自分のパソコン内に保存されるため、保存先ルールと合わせて使う候補になります。
40日制限を踏まえて保存期間を決める
監査で困るのは、必要なログをすぐ出せない状態です。
特に外部との合意、契約・請求に関わるやり取り、退職者が担当していた案件の経緯は、会社の証跡管理として確認されやすいポイントです。
40日を過ぎた過去ログを確認できない
たとえば取引先から「半年前の合意内容を確認したい」と言われた時。
Chatworkのフリープランだと、40日を過ぎたメッセージは見られなくなってしまいます。
有料プラン（スタンダードプラン（旧ビジネスプラン）やプロフェッショナルプラン（旧エンタープライズプラン））なら、閲覧制限は解除されます。
災害対策や業務停止リスクまで含めて考える場合は、ChatworkのBCP対策とデータ保全｜IT管理者向けログ保存ガイドも参考になります。
会社を守る「証拠」がなくなってしまう
お仕事のチャットログは、ただの会話記録ではありません。
業務の指示やお客様とのやり取りなど、証拠として求められる場面があります。
内部監査やトラブル対応でログの提示を求められた時、ログが残っていなければ「記録がない」と答えるしかなくなってしまいます。
証跡が残っていないと、会社の説明責任や信用に影響する可能性があります。
チャットワログさんは、その要件を満たすためにChatworkのログを自動保存する候補のひとつです。
手間をかけずに安心を手に入れて、お仕事にしっかり集中できる環境を作りましょう！