「Chatworkのストレージがいっぱいで、ファイルが送れない」
そんな状況になっていませんか？
特にビジネスプランやエンタープライズプランでも、動画や画像をやり取りしていると、あっという間に10GBの上限に達してしまうことがあります。
この記事では、Chatworkのストレージ容量不足がなぜ起きるのか、容量の確認方法から、データを守りながら空き容量を作る対策までを順番にご説明していきます。
Chatworkのストレージ容量不足はなぜ起きるのか
「まだそんなに使っていないはずなのに、もう容量がいっぱいになっている」と感じたことはありませんか？
実は、Chatworkのストレージには意外と知られていない仕組みがあります。
まずはプラン別の上限と、容量を食いやすいファイルの特徴を見ていきましょう。
ストレージ容量の仕組みとプラン別の上限
Chatworkのストレージ容量は、プランによって決まっています。
| プラン | ストレージ容量 |
|---|---|
| フリー | 5GB（組織全体で共有） |
| ビジネス | 10GB/ユーザー |
| エンタープライズ | 10GB/ユーザー |
なお、ストレージ容量を使うのは「ファイルを送信した側だけ」で、受け取った側の容量は減りません。
つまり、よくファイルを送る人ほど、自分の容量がどんどん減っていくということです。
また、この容量は月ごとにリセットされるわけではなく、送信したファイルが残っている限り加算され続けます。
気づかないうちに上限に近づいていた、というケースが多いのはこのためです。
容量を圧迫しやすいファイルの種類
特に容量を食いやすいのは、動画ファイルや高解像度の画像です。
会議の録画を共有したり、デザインの確認用に大きな画像を送ったりすると、1ファイルで数百MBになることも珍しくありません。
PDFの資料も、ページ数が多いと意外と大きくなります。
日々のやり取りでは気にならなくても、半年、1年と積み重なると相当な量になっていることがあります。
「このファイル、いつ送ったっけ？」と思うようなものが、ストレージを圧迫していることが多いです。
ストレージ容量を確認して不要ファイルを整理する方法
容量不足に気づいたら、まずは今の使用量を把握するところから始めましょう。
どこにどれだけ容量を使っているかが分かれば、対策も立てやすくなります。
現在のストレージ使用量を確認する手順
Chatworkの管理画面から、ストレージの使用状況を確認できます。
自分がアップロードした容量と、他のユーザーがアップロードした容量がそれぞれ表示されるので、誰がどれだけ使っているかが一目で分かります。
組織の管理者であれば、管理者設定画面の「ユーザーリスト」からメンバーごとの使用量もチェックできます。
ストレージ使用率が90%を超えると通知が届く仕組みになっているので、通知が来たら早めに対処しておくのがおすすめです。
手動でファイルを削除するときの注意点
不要なファイルを削除すれば容量は回復します。
ただし、1つ注意すべきポイントがあります。
それは、Chatwork上でファイルを削除すると、そのファイルはチャット相手も見られなくなるということです。
「あとで使うかも」と思うファイルを消してしまうと、必要なときに困ることになりかねません。
削除する前に、本当にもう不要かどうかを確認しておきましょう。
特に、取引先とのやり取りで送ったファイルや、プロジェクトの資料は慎重に判断した方が良いでしょう。
ファイルを消す前にバックアップを取る方法を比較する
ファイルを削除して容量を空けたいけれど、データは残しておきたいと思ったとき、バックアップの方法がいくつかあります。
それぞれの特徴をご紹介します。
手動コピーやGASによるバックアップの特徴
一番シンプルなのは、必要なファイルを1つずつダウンロードしてパソコンに保存する方法です。
しかし、ルームが多いと手作業だけでかなりの時間がかかります。
もう1つの方法として、GAS（Google Apps Script）を使って自動化するやり方もあります。
プログラミングの知識があれば便利ですが、設定やメンテナンスに手間がかかるのが難点です。
APIの制限に引っかかることもあるので、安定して運用するにはそれなりの知識が必要です。
バックアップツールでできることの比較
手動やGAS以外に、専用のバックアップツールを使う方法もあります。
| 方法 | 特徴 | 制限 | 向いているケース |
|---|---|---|---|
| 手動ダウンロード | 費用ゼロ、すぐ始められる | 時間がかかる、漏れが出やすい | ファイル数が少ない場合 |
| GAS（自動化） | カスタマイズ自由 | プログラミング知識が必要 | 技術者がいる組織 |
| チャットワログさん | インストールするだけ、ファイルも自動保存 | 有料（買い切り1,980円） | 技術知識なしで使いたい方 |
このように、ファイル数が少なければ手動で十分ですし、技術者がいる組織ならGASでの自動化も選択肢になります。
手間をかけずに確実にバックアップしたい場合は、専用ツールが一番楽な方法です。
ファイルのバックアップと容量削減を両立させたい方へ
ここまで紹介した方法の中で、自分に合うものが見つかったでしょうか。
「ファイルを安全に保存してから削除して、ストレージを空けたい」という方に向けて、もう少し具体的に整理してみます。
向いている人と向いていない人
チャットワログさんは、特にこんな方に向いています。
- ルーム数が多く、手動でのバックアップが現実的でない方
- プログラミングの知識がなく、GASの設定が難しいと感じる方
- 添付ファイルもまとめてバックアップしておきたい方
- バックアップ後にChatwork上のファイルを削除して容量を空けたい方
一方で、こんな方には別の方法の方がいいかもしれません。
- バックアップしたいファイルが数件だけの方（手動ダウンロードで十分）
- 社内にGASを書ける技術者がいて、すでに運用体制がある方
- Chatwork以外のツールへの移行を検討している方
まずは試してみる
チャットワログさんはWindows・macOS両方に対応していて、買い切り1,980円で使えます。
月額料金がかからないので、追加ストレージ（月額2,000円〜）と比べるとコストを抑えやすいのが特徴です。
データはすべてパソコン内に保存されるため、外部サーバーにログが送られる心配もありません。
自分に合っているかどうか、ぜひ試してみてください。
ストレージ容量の不安を解消して、業務をスムーズに進めよう
Chatworkのストレージ容量不足は、プラン別の上限や送信ファイルの蓄積によって、誰にでも起こりうる問題です。
まずは管理画面で使用量を確認し、不要なファイルの整理から始めてみてください。
ただし、大事なファイルをうっかり消してしまわないように、削除前のバックアップは忘れずに行いましょう。
手動・GAS・専用ツールなど方法はいくつかあるので、自分の状況に合ったやり方を選んでみてくださいね。
もしバックアップと容量の確保を手軽に両立させたいなら、チャットワログさんも一度チェックしてみてください。
大切なデータを守りながら上手に容量を確保して、日々の業務スピードを維持していきましょう。