「Chatworkのストレージがいっぱいで、ファイルが送れない！」
そんな状況で困っていませんか？
Chatworkのストレージ容量不足を解消するときは、先に使用量と容量が増えた原因を確認し、残すデータを退避してから削除可否を判断することが大切です。
有料のビジネスプランやエンタープライズプランを使っていても、動画や画像をやり取りしていると、あっという間に10GBの上限に達してしまうことも。
この記事では、Chatworkのストレージ容量不足を安全に解消するための確認、退避、削除、再発防止の流れをご説明していきます。
Chatworkのストレージ容量を空けるための3ステップ
容量不足に気づいたら、まずは今の使用量をチェックし、削除前に必要なファイルを退避してから、消してよいものを判断しましょう。
この順番にすると、大事な資料を残したまま空き容量を作りやすくなります。
今どれくらい使ってる？使用量を確認する手順
Chatworkの管理画面から、ストレージの使用状況を確認できます。
自分がアップロードした分と、他のメンバーが使っている分がそれぞれ表示されるので、誰がどれだけ使っているかが一目で分かります。
組織の管理者であれば、設定画面の「ユーザーリスト」からメンバーごとの使用量もチェック可能。
使用率が90%を超えると通知が届くので、届いたら早めに対処しておくのが安心ですよ。
今すぐファイルが送れない状態の切り分けは、Chatworkでストレージ容量不足になったときの対処法で確認できます。
削除前に退避と確認を済ませる
不要なファイルを削除すれば、容量はすぐに回復します。
でも、1つ気をつけてほしいポイントが。
それは、Chatwork上でファイルを消すと、チャット相手もそのファイルを見られなくなるということ。
「あとで使うかも」という大事なファイルを消してしまうと、後から困るかもしれません。
削除する前に、取引先との資料、プロジェクトの成果物、請求書や見積書などを手元に退避し、本当に消してよいか関係者にも確認しておきましょう。
整理の進め方をもう一段くわしく知りたい方は、Chatworkのファイルを上手に管理する容量削減のコツもあわせて読んでみてください。
容量を空ける前に残すデータを決める
使用量を確認したら、次に容量を圧迫している原因と、何を手元に残すかを決めておきましょう。
残す対象を先に決めておくと、原因の確認、残すデータの判断、退避、容量確保の順に進めやすくなります。
手動コピーやGASで残す場合
一番シンプルなのは、必要なファイルを1つずつダウンロードして保存する方法。
残すファイルが少ない場合は、手動でも十分対応できます。
もう1つの方法として、GAS（Google Apps Script）を使って自動化するやり方もあります。
対象ルームやファイル数が多い場合は便利ですが、設定やメンテナンスに手間がかかるのが悩みどころ。
削除前に最低限残したいものを決めたうえで、無理なく続けられる方法を選びましょう。
削除前の退避方法を比較する
手動やGAS以外に、専用のバックアップツールを使うという選択肢もあります。
| 方法 | 残しやすいもの | 注意点 | 向いているケース |
|---|---|---|---|
| 手動ダウンロード | 少量の重要ファイル | 時間がかかる、漏れが出やすい | ファイル数が少ない場合 |
| GAS（自動化） | 条件に合うファイルやログ | 設定と保守が必要 | 技術者がいる組織 |
| チャットワログさん | ログと添付ファイル | 有料（買い切り1,980円） | 技術知識なしで使いたい方 |
削除前にログや添付ファイルをまとめて残したい場合は、専用ツールを選ぶと作業を減らしやすくなります。
退避後に容量を空ける方法を選ぶ
必要なデータを退避できたら、容量を空ける方法を選びます。
追加容量、プラン変更、外部保存のどれが合うかを、残したいデータと運用のしやすさで見ていきましょう。
外部保存を選ぶ場合
チャットワログさんは、削除前にログと添付ファイルを手元へ退避したいときの選択肢です。
特にこんな方に向いています。
- ルーム数が多く、手動でのバックアップが現実的でない方
- GASの設定が難しいと感じる方
- 添付ファイルもまとめてバックアップしておきたい方
- バックアップ後にChatwork上のファイルを削除して容量を空けたい方
外部保存を組み合わせると、Chatwork上の容量を空けながら、必要な資料を手元で確認しやすくなります。
追加容量やプラン変更を選ぶ場合
Chatworkには、月額2,000円〜で容量を増やせる「ストレージ追加オプション」があります。
このオプションを申し込めるのは、有料プラン（ビジネスプランやエンタープライズプラン）のユーザーです。
今後もChatwork内にファイルを置き続けたい場合は、追加容量やプラン変更が候補になります。
月額費用と管理のしやすさを見て、必要な分だけ検討しましょう。
チャットワログさんなら、誰でも買い切り1,980円。
フリープランでも使えるため、削除前に必要なログや添付ファイルを手元へ残したい場合の候補になります。
データはすべてパソコン内に保存されるため、外部サーバーにログが送られる心配もありません。
Chatworkのストレージ容量不足が起きる理由
「まだそんなに使っていないはずなのに、もう容量がいっぱいになっている」と感じたことはありませんか？
使用量を確認したあとの見直しとして、容量を使う仕組みを押さえておきましょう。
ストレージ容量の仕組みとプラン別の上限
Chatworkのストレージ容量は、プランによって決まっています。
| プラン | ストレージ容量 |
|---|---|
| フリー | 10GB（組織全体で共有） |
| ビジネス（有料） | 10GB/ユーザー |
| エンタープライズ（有料） | 10GB/ユーザー |
意外と知られていないのが、「容量を使うのはファイルを送った側だけ」というルール。
受け取った人の容量は減りません。
つまり、よく資料を送る人ほど、自分の容量がどんどん削られていくんです。
また、この容量は月ごとにリセットされないので、古いファイルが残っている限り、ずっと加算され続けます。
そもそもの送信手順や容量がカウントされる仕組みを押さえたい方は、Chatworkでファイルを送る方法と容量を増やさない送り方もチェックしてみてください。
容量を圧迫しやすいファイルの種類
削除候補にしやすいのは、サイズが大きく、再利用の予定が少ないファイルです。
会議の録画、高画質な写真、デザインデータは、1つで数百MBになることも。
PDFの資料も、ページ数が多いと意外と大きくなります。
取引先資料や進行中のプロジェクト資料は退避と確認を優先し、古い共有用ファイルから整理すると判断しやすくなります。
ストレージ容量の不安を解消して、業務をスムーズに進めよう
Chatworkのストレージ容量不足は、使用量確認、削除前の退避、削除可否の判断という順番で進めると安全に解消しやすくなります。
まずは管理画面で使用量を確認し、取引先資料やプロジェクト資料など残すべきファイルを退避してから整理しましょう。
大事なファイルをうっかり消してしまわないように、削除前のバックアップは忘れずに。
今後もChatwork内に置く必要があるなら追加容量やプラン変更、手元で残せればよいなら外部保存を選ぶと判断しやすくなります。
「バックアップも容量確保も、とにかく手軽に済ませたい！」という方は、ぜひチャットワログさんもチェックしてみてください。
大切なデータを守りながら上手に容量を確保して、日々の業務スピードを上げていきましょう！