あなたはChatworkの過去ログのバックアップを取っていますか？
法人として使っていると、退職した人のやり取りや、昔のプロジェクトの記録がいつの間にか見られなくなっていた……なんてこともあるかもしれません。
実は、フリープランだと40日を過ぎたメッセージは見られなくなってしまうんです。
今回は、法人がChatworkのバックアップを行う方法を、手順に沿って分かりやすく解説していきます。
Chatworkバックアップの手順を3ステップで解説！
まずは、実際にバックアップを進める手順を見ていきましょう。
難しく感じるかもしれませんが、順番に進めれば大丈夫ですよ。
ステップ1：バックアップ対象を整理する
まず最初にやっておきたいのが、「何を」バックアップするかの整理です。
Chatworkには、ダイレクトメッセージやグループチャット、タスクに添付ファイルなど、いろいろなデータがありますよね。
全部一度にやろうとすると大変なので、優先順位を決めるとスムーズ。
- 退職予定者が関わっているルームのログ
- 取引先とのやり取りが含まれるルーム
- プロジェクト進行中のルーム
- 添付ファイルが多いルーム
このようにリストアップしておくと、あとの作業がぐっと楽になりますよ。
ステップ2：バックアップ方法を選定する
バックアップの方法は大きく分けて3つ。
-
エンタープライズプランのログエクスポートを使う：有料プランの契約が必要。公式機能なので安心感はあります。出力はCSV形式なので、会話の流れが読みづらいのが難点。
-
GAS（Google Apps Script）でAPIから取得する：無料で自動化できますが、専門知識が必要です。メンテナンスも大変に感じるかもしれません。
-
専用ツールを使う：インストールして設定するだけで、自動でログやファイルを保存してくれます。知識がなくても導入できるのが一番のメリット。
それぞれの違いを並べて比較したい場合は、チャットワークのログ保存方法と注意点まとめで各手段のメリット・デメリットを整理しているので、選定前に目を通しておくと判断がぶれません。
「誰でも使えるか」「ずっと続けられるか」を基準に選ぶのが、失敗しないコツです。
ステップ3：定期的なバックアップ運用を始める
方法が決まったら、あとは運用を続けることが大切。
新しいメッセージやファイルは毎日増えていくので、定期的にバックアップを取る仕組みを作っておきましょう。
「月に一度は保存する」といったルールを決めておくと安心です。
バックアップしたデータの保管場所も意識したいポイント。
社内のファイルサーバーや外付けHDDなど、クラウドとは別の場所に置きましょう。
専門知識がなくてもOK！すぐに導入できるおすすめの手段
「手順はわかったけど、結局どれがいいの？」と迷ってしまいますよね。
そんな方におすすめなのが、チャットワログさんというデスクトップアプリです。
初期設定をするだけで、Chatworkの全ルームのログを自動で保存してくれます。
バックアップしたログはChatwork風の画面で見返せるので、CSVのように読みにくいということもありません。
データはすべて自分のパソコン内に保存され、外に漏れる心配がないのも法人には嬉しいポイント。
買い切り1,980円で、月額料金がかからないのも魅力です。
バックアップ方法を選ぶときのポイント
法人の場合、使いやすさはもちろん、「コスト」や「安全面」も無視できませんよね。
どの方法を選ぶか迷ったら、次のようなポイントを参考にしてみてください。
運用コストと導入のしやすさ
エンタープライズプランへのアップグレードは月額料金が上がりますし、GASでの自動化にはエンジニアの工数がかかります。
コストを抑えつつ、誰でも使える方法を選びたいですよね。
チャットワログさんのような買い切り型のツールなら、追加費用なしでずっと使えます。
「インストールして設定するだけ」で始められるものなら、担当者さんの負担も少なくて済みますよ。
セキュリティとデータの保管場所
法人のログには、取引先との契約交渉や社内の機密情報が含まれていることも多いはず。
バックアップ先が外部のサーバーだと、セキュリティ面で不安を感じることもありますよね。
データをローカル（自分たちのパソコンやサーバー）に保存する方法なら、外部にデータが出ないので安心感があります。
厳しいセキュリティルールがある会社なら、ここは外せないポイントです。
チャットのバックアップが大切なのはどうして？
具体的な方法がわかったところで、そもそもどうしてバックアップが必要なのか、おさらいしておきましょう。
ログが必要になる場面は意外と多い
「うちは大丈夫」と思っていても、後から証拠が必要になるケースは意外と多いんです。
- 監査で「誰がどんな指示を出したか」確認したいとき
- 税務調査やトラブル時の証拠として求められたとき
- 退職した人のアカウントを消して、やり取りが追えなくなったとき
万が一のトラブルのとき、手元にログがあるかどうかで対応のスピードがまったく変わってきます。
Chatworkの標準機能だけだと足りない理由
Chatworkには「ログエクスポート」という機能がありますが、これが使えるのは有料のエンタープライズプランだけ。
ビジネスプラン（有料）やフリープランには、そもそもログを外に出す公式の手段がありません。
さらに、フリープランでは、40日を過ぎたメッセージに閲覧制限がかかってしまいます。
「消えてはいないけど、見ることができない」という状態に、困ってから気づく方が本当に多いんです。
「バックアップのためだけに高いプランにするのはちょっと……」という時こそ、別の手段を考えておくのが大切です。
バックアップだけでなく、日々のログ運用ルールや権限管理まで含めて整えたい方は、企業向けChatworkログ管理の方法｜運用の注意点とコツで全体像をまとめているので、合わせて確認してみてください。
チャットログの保全は法人の責任として早めに着手しよう
Chatworkのバックアップはついつい後回しにしがち。
でも、いざという時に「取っておけばよかった！」と困ってしまうケースは多いです。
まずは大事なルームの整理から始めて、定期的に保存する仕組みを作っていきましょう。
今すぐバックアップを始めたい方は、ぜひチャットワログさんをチェックしてみてくださいね。
大切な情報を守って、安心してお仕事に取り組める環境を整えましょう！