あなたはChatworkの過去ログのバックアップを取っていますか？
法人としてChatworkを使っていると、退職者のやり取りや古いプロジェクトの記録がいつの間にか見られなくなっていた、ということがあるかもしれません。
フリープランでは40日を過ぎたメッセージが閲覧できなくなりますし、表示件数にも5,000件の制限があります。
この記事では、法人がChatworkのバックアップを行う方法を、手順に沿って分かりやすく解説していきます。
法人がChatworkのバックアップを検討すべき理由とは
「うちはChatworkを普通に使えているから大丈夫」と思っていませんか？
実は、バックアップを後回しにしてしまうと、あとから取り返しがつかないケースがあるのです。
ここでは、なぜ法人としてバックアップが必要なのかをご説明します。
チャットログの保全がなぜ企業に求められるのか
まず前提として、法人がチャットログを残しておく必要がある場面は意外と多いです。
たとえば監査のとき、「あのとき誰がどんな指示を出したのか」を確認したいことがありますよね。
税務調査やコンプライアンスの対応では、過去のやり取りが証拠として求められることも珍しくありません。
退職者のアカウントを削除してしまうと、その人が関わっていたチャットの流れを追えなくなってしまいます。
BCP（事業を止めないための備え）の観点からも、クラウド上のデータだけに頼るのは心もとないかもしれません。
サービスの仕様変更やトラブルが起きたとき、ログが手元にあるかどうかで対応のスピードがまったく変わります。
Chatwork標準機能だけでは不十分なケース
Chatworkには「ログエクスポート」という機能がありますが、これが使えるのはエンタープライズプランだけです。
加えてエクスポートはCSV形式なので、あとから会話の流れを読み返すには少し不便です。
ビジネスプランやフリープランを使っている場合、そもそもログを外に出す公式の手段がありません。
フリープランでは、40日を過ぎたメッセージが閲覧制限の対象になります。
表示件数も5,000件までなので、やり取りが多いルームだと古いメッセージから順に見えなくなっていきます。
「消えたわけではないけど見えない」という状態は、実際に困ってから気づく方が多い印象です。
法人向けChatworkバックアップの手順と方法
ここからは、実際にバックアップを進めるときの手順を見ていきましょう。
難しそうに感じるかもしれませんが、順を追って進めれば大丈夫です。
ステップ1：バックアップ対象を整理する
まず最初にやっておきたいのが、「何を」バックアップするかの整理です。
Chatworkには個別のダイレクトメッセージ、グループチャット、タスク、添付ファイルなど、いろいろな種類のデータがあります。
すべてを一度にバックアップしようとすると手間がかかるので、優先度を決めておくとスムーズです。
- 退職予定者が関わっているルームのログ
- 取引先とのやり取りが含まれるルーム
- プロジェクト進行中のルーム
- 添付ファイルが多いルーム
このようにリストアップしておくと、あとの作業がぐっと楽になります。
ステップ2:：バックアップ方法を選定する
バックアップの方法は大きく分けて3つあります。
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エンタープライズプランのログエクスポートを使う：プラン契約が必要で、出力はCSV形式。会話の流れを読み返すには向いていません。ただし公式機能なので安心感はあります。
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GAS（Google Apps Script）でAPIから取得する：プログラミングの知識が必要で、設定やメンテナンスにも手間がかかります。APIの呼び出し制限にも注意が必要。社内にエンジニアがいないと現実的ではないかもしれないですね。
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バックアップ専用ツールを使う：インストールして設定するだけで、チャットログとファイルを自動で取得してくれるものがあります。技術的な知識がなくても導入できるのがメリットです。
どの方法が合うかは、社内の体制やプランによって変わってきます。
「誰でも使える方法か」「継続的に運用できるか」を基準に選ぶのがおすすめです。
ステップ3: 定期的なバックアップ運用を始める
方法が決まったら、あとは運用を続けることが大切です。
新しいメッセージやファイルは毎日増えていくので、定期的にバックアップを取る仕組みを作っておきましょう。
手動で毎回やるのは続かないので、スケジュール機能がついたツールを使うか、月に一度は担当者が実行する、といった運用ルールを決めておくと安心です。
バックアップしたデータの保管場所も意識したいポイントです。
社内のファイルサーバーや外付けHDDなど、クラウドとは別の場所に置きましょう。
法人がバックアップ方法を選ぶときに確認したいポイント
次に、どの方法を選ぶか迷ったときの判断軸を整理します。
とくに法人の場合、「使いやすさ」だけでなく、セキュリティやコストも重要ですよね。
セキュリティとデータの保管場所
法人のチャットログには、取引先との契約交渉や社内の機密情報が含まれていることも多いです。
バックアップ先が外部のクラウドサーバーだと、情報漏えいのリスクを心配する声が出ることもあるかもしれません。
その点、データをローカル（自分たちのパソコンやサーバー）に保存する方法なら、外部にデータが出ないので安心感があります。
セキュリティポリシーが厳しい企業ほど、「外部サーバーに送信しない」という条件は大事な判断材料になるはずです。
運用コストと導入のしやすさ
エンタープライズプランへのアップグレードは月額料金が上がりますし、GASでの自動化にはエンジニアの工数がかかります。
コストを抑えつつ、誰でも使える方法を選びたいですよね。
買い切り型のツールなら月額費用がかからず、一度導入すればずっと使えます。
導入に必要な時間も確認しておきたいポイントです。
「インストールして設定するだけ」で始められるものなら、情シス担当の負担も少なくて済みます。
専門知識がなくてもすぐに導入できるバックアップ手段を探しているなら
ここまでバックアップの手順や選び方を見てきましたが、「結局どれを使えばいいの？」と感じた方もいるかもしれません。
チャットワログさんは、Chatworkのメッセージと添付ファイルを自動でバックアップしてくれるデスクトップアプリです。
インストールして初期設定をするだけで、全参加ルームのログを定期的に取得してくれます。
バックアップしたログはChatwork風のHTMLビューアで見返せるので、CSVのように読みにくいということもありません。
データはすべてローカルに保存され、外部サーバーへの送信はされません。
買い切り1,980円で月額料金もかからないので、まずは試してみてください。
チャットログの保全は法人の責任として早めに着手しよう
Chatworkのバックアップは、後回しにしがちですが、いざ必要になったときに「取っておけばよかった」と後悔するケースが少なくないです。
退職者の引き継ぎ、監査対応、トラブル時の証拠確認など、ログが残っているかどうかで結果が変わる場面は想像以上に多いものです。
まずはバックアップ対象の整理から始めて、自社に合った方法で定期的にログを保存する仕組みを作っていきましょう。
今すぐバックアップを始めたい方は、チャットワログさんをチェックしてみてください。
企業の健全な運営と大切な情報を守るために、確実なデータ保全を習慣化しましょう。