もし、ある日突然チームのメンバーが退職して、あの人とのチャットが一切見られなくなったら……そう想像すると、少しゾッとしますよね。
退職者対応、監査、取引先とのトラブル確認では、Chatworkのやり取りをあとから追える状態にしておく必要があります。
企業管理者は、ログを残す方法だけでなく、保存対象、閲覧権限、保存期間、対応責任者を先に決めておくと運用がぶれにくくなります。
今回は、企業がChatworkログを証跡として保全するために、社内ルールで決める項目をわかりやすくご説明します。
社内ルールで保存対象・閲覧権限・保存期間・責任者を決める
企業のログ管理では、次の4項目を先に決めると運用がぶれにくくなります。
| 項目 | 決定内容 |
|---|---|
| 保存対象 | 重要な指示、決定事項、取引先との合意、添付ファイル、作業依頼の前後関係 |
| 閲覧権限 | 管理者、上長、監査担当など、業務上確認が必要な人 |
| 保存期間 | 契約、監査、社内規程で必要になる期間 |
| 責任者 | 保存作業の担当者と実施頻度、ログ確認の担当者と確認頻度 |
責任者は氏名や部署だけでなく、誰がいつ保存し、誰がいつログを確認するかまで決めておきましょう。
コンプライアンス目的で残す範囲を決める場合は、Chatworkログ保全の判断手順に沿って、目的から確認頻度までを整理してみてくださいね。
退職者対応や監査依頼が発生した時の連絡先も決めておくと、必要なログをすぐ確認できます。
プラン別機能は保全ルールに必要な範囲で確認する
自社のプランで何ができるかは、保存対象、取り出し方、閲覧制限を決める時に確認します。
- ログの一括出力が必要なら、契約プランで利用できる保存・出力機能を確認する
- フリープランでは、40日を過ぎたメッセージを画面上で見られなくなるため、必要なログは閲覧できるうちに保存する
プランごとの機能は料金プラン比較、閲覧期間の注意点は40日制限の確認方法で確認できます。
保存方法とセキュリティを運用に合わせて選ぶ
保存対象と確認頻度が決まったら、自社の運用負担やセキュリティ方針に合う保存方法を選びます。
法人向けの主な手段と、それぞれのコストや注意点は、Chatwork法人バックアップの方法で比較できます。
保存方法を決めたあと、実際の作業手順はChatworkログ保存の方法で確認してみてくださいね。
手動でのコピーやファイル保存は、対象ルームが少ない場合には取り入れやすい方法です。
でも、複数のルームを定期的に保存する運用では、担当者の作業負担や保存漏れが問題になりやすいです。
Chatworkのログをローカル環境へ保存できるチャットワログさんも選択肢の一つ。
月額料金がかからない買い切り型のため、長期間のログ保全にかかる固定費を増やしたくない企業にも向いています。
ログを残す4つの場面を確認する
| 発生する場面 | 残しておく情報 | 詳しい確認先 |
|---|---|---|
| 退職者対応 | 案件の経緯、顧客との約束、添付ファイルの所在 | 退職者の引き継ぎ |
| 言った・言わないのトラブル | 日時、送信者、会話本文、添付ファイル、前後の文脈 | 社内の証跡保全ルール |
| 監査 | 必要期間のログと提出時に確認できる証跡 | 監査ログ |
| BCP | 障害や災害時に必要な業務データと復旧手順 | BCP対策 |
会話の前後関係を確認する機会が多い場合は、チャット画面に近い形で閲覧できるチャットワログさんのような保存方法も検討してみてください。
企業のチャットログ管理は早めの対策が鍵！
Chatworkのチャットログは、プランによってはそのままにしていると閲覧制限で見られなくなることがあります。
退職者の引き継ぎや監査対応、取引先とのトラブルに備えるなら、保存対象、閲覧権限、保存期間、対応責任者を先に決めておきましょう。
手動コピーやGASは小さな用途には使えますが、会社の証跡として継続的に残すには限界もあります。
監査対応やログ保全を社内ルールとして続けたい場合は、チャットワログさんのように自動で保存できる手段も確認してみてください。
あとから慌てないように、今日のうちに保全方針だけでも決めておくと安心です。