もし、ある日突然チームのメンバーが退職して、あの人とのチャットが一切見られなくなったら……そう想像すると、少しゾッとしませんか？
Chatworkでのやり取りには、お仕事の指示や大事な決定事項など、会社にとって宝物のような情報が詰まっています。 でも、何の準備もしていないと、ある日それがまるごと消えてしまうこともあるんです。
今回は、企業がChatworkのログをどう守り、管理していけばいいのか、具体的な解決策をわかりやすくご説明します。
企業のチャットログを確実にバックアップする方法
Chatworkのログを残す方法はいくつかあります。
代表的なバックアップ方法をご紹介しますので、状況に合わせて選んでみてくださいね。
手動コピーやGASは「限界」がある？
一番シンプルなのは、チャット画面をコピーして貼り付ける方法。
でも、ルーム数が多いと手作業では追いつかず、忙しいとつい後回しになりがち。
Google Apps Script（GAS）で自動化する方法もありますが、プログラミングの知識が必要です。
エラーが出たらメンテナンスも必要で、何より「設定した担当者が辞めたら誰も直せない……」なんてリスクもあります。
手段ごとのコストや注意点をもう少し深く知りたい方は、Chatwork法人バックアップの方法｜注意点とコスト対策も参考にしてみてください。
専用ツールなら「自動で安心」が手に入る！
もっと手軽で確実なのが、バックアップに特化した専用ツールを使うこと。
たとえばチャットワログさんは、インストールして設定するだけで全ルームのメッセージを自動でバックアップしてくれます。
プログラミングの知識は一切不要。
1,980円の買い切りタイプなので、コストも抑えられます。
データはすべてローカル（自分のパソコン内）に保存され、外部サーバーに送信される心配もないので、セキュリティ面も安心です。
ログの保存方法とあわせて、日々のアクセス管理や情報漏洩対策も見直しておくと安心です。
基本的な設定は、Chatworkを安全に使うためのセキュリティ対策も参考にしてください。
Chatworkのログ管理機能をプラン別にチェック！
具体的な方法がわかったところで、自分たちのプランで何ができるのか確認してみましょう。
実は、プランによってできることが全然違うんです。
エクスポートができるのは「上位プラン」だけ
Chatworkの公式機能でログを書き出せるのは、有料のエンタープライズプランだけ。
フリープランやビジネスプラン（有料）には、チャットの履歴をまとめてダウンロードする手段がそもそも用意されていません。
しかも、エンタープライズでもCSV形式での出力。
会話の流れを見返すには少し不便で、読みにくいかもしれません。
プランに関わらず、「誰が見ても分かりやすい形」でログを残すには、別の備えが必要なんです。
プランごとの違いを踏まえて監査用のログをどう残すかは、Chatwork監査ログの保存方法｜プラン別の注意点と対策で詳しく整理しています。
「40日制限」という壁
Chatworkのフリープランは、40日を過ぎた古いメッセージが画面上から見られなくなる仕組みです。
メッセージ自体はChatwork側のサーバーに残っていますが、画面から確認できなければ、「見えないデータ」と同じですよね。
「半年前のあの話、どうだったっけ？」と思っても、たどり着けません。
企業にとって、過去の経緯がわからなくなるのは大きなリスク。
早めにバックアップの仕組みを作っておきましょう。
そもそも、企業がチャットログを保管すべきなのはどうして？
ここで少し、どうしてログ保存がこれほど重要なのかを考えてみましょう。
お仕事のチャットのログには、メールとは違った価値があるんです。
「退職者のやり取りが見られない！」を防ぐ
引き継ぎの時、前任者のログを確認したいことって、ありますよね？
でも、その人が退職してアカウントが無効になると、過去のやり取りがさかのぼれなくなるケースがあるんです。
実際、トラブルが起きた時にログがなくて、当時の経緯がわからず対応が遅れてしまった……という話は少なくありません。
「残しておけばよかった」と後悔する前に、手を打っておくのが正解です。
「言った・言わない」のトラブル防止に
取引先との間で「言った・言わない」の問題になったとき。
ログがきちんとあれば、すぐに事実を確認できます。
それだけでなく、過去の成功事例を振り返れば、社内のノウハウ蓄積にもつながります。
新しいメンバーも過去のログを読んで流れが掴めれば、教育や引き継ぎがぐっとスムーズになりますよ。
「いつでも見返せる」という安心感は、普段の業務にも良い影響を与えてくれるんですね。
ログをバックアップして監査に備えるには？
ログをバックアップするだけでは、実はまだ半分。
大切なのは、必要な時にログをすぐ取り出せるようにしておくことです。
最近は、コンプライアンスの観点からチャットログの保存を求められる場面が増えています。
「いつ・誰が・何を言ったか」を時系列で証明できることは、会社を守る武器になるんです。
災害やシステム障害でデータが失われるケースまで想定するなら、ChatworkのBCP対策とデータ保全｜IT管理者向けログ保存ガイドも合わせて確認しておくと安心です。
でも、CSVのデータだと文脈が読み取りにくいことも……。
チャットワログさんのように、チャット画面そのままの形で保存できると、第三者が見ても状況が一発でわかります。
監査対応もかなり楽になりますよ。
企業のチャットログ管理は早めの対策が鍵！
Chatworkのチャットログは、プランによってはそのままにしていると閲覧制限でどんどん見られなくなってしまいます。
退職者の引き継ぎや、万が一のトラブルへの備えとして、ログ保存は必須。
手動コピーやGASでの自動化にはそれぞれ限界があるので、手間なく続けるなら専用ツールがおすすめです。
チャットワログさんなら、買い切り1,980円という低コストで、簡単な初期設定したあとは自動でログを取得してくれます。
「あのログ、どこだっけ？」と慌てる前に、今日から万全の体制を整えてみませんか？