もし、ある日突然チームのメンバーが退職して、あの人とのチャットのやり取りが一切見られなくなったら、どうしますか？
Chatworkで日々交わされるメッセージには、仕事の指示や決定事項、ちょっとした確認のやり取りまで、会社にとって大切な情報がたくさん詰まっています。
しかし、何も準備をしていないと、ある日それがまるごと消えてしまうこともあるのです。
この記事では、企業がChatworkのチャットログをどう管理して残していけばいいのか、具体的な方法と備え方を順を追ってご説明します。
Chatworkのチャットログ、なぜ企業として残す必要があるのか
ビジネスチャットのログには、メールとは違った価値があります。
会話の流れがそのまま記録されているので、「あのときどういう判断をしたか」が一目で分かるのです。
まずは、ログを残しておかないとどんなことで困るのかを見ていきましょう。
退職者のやり取りが見られなくなって困った経験
プロジェクトの引き継ぎのとき、前任者のチャット履歴を確認したいことはありませんか？
しかしその人がすでに退職していると、Chatworkのアカウントが無効になって、過去のやり取りを遡れなくなることがあります。
「あのとき何て言ってたっけ？」と探しても、もう見られない。
実際、退職者が関わっていた案件でトラブルが起きたとき、ログが残っていなくて当時の経緯が分からず、対応に時間がかかってしまったというケースは少なくありません。
こうした事態は、ログを事前にバックアップしておくだけで防げます。
「残しておけばよかった」と後悔しないために、早めに手を打っておくと安心です。
ログを残しておくことで得られる安心感とメリット
チャットログがきちんと保存されていると、いざというときの備えになります。
たとえば取引先とのやり取りで「言った・言わない」が問題になったとき、ログがあれば事実をすぐに確認できますよね。
それだけでなく、過去のプロジェクトの進め方をログから振り返ることで、ノウハウの蓄積にもつながります。
新しいメンバーが入ったときも、チャットの履歴を共有すれば引き継ぎがスムーズです。
「いつでも見返せる」という安心感は、普段の業務にも落ち着きをもたらしてくれるものです。
Chatworkのプラン別ログ管理機能を確認しよう
ここでは、Chatworkの各プランでどこまでログ管理ができるのかをご紹介します。
プランによってできることが大きく違うので、自社がどこに当てはまるのかを把握しておくことが大切です。
意外と知られていないポイントもあるので、一緒に確認していきましょう。
フリー・ビジネス・エンタープライズでできることの違い
Chatworkのログエクスポート機能は、エンタープライズプランでしか使えません。
フリープランやビジネスプランには、チャットの履歴をまとめてダウンロードする手段がそもそも用意されていません。
エンタープライズでもCSV形式での出力になるので、生データとして並んだ状態です。
会話の流れを見返すには少し不便で、慣れていないと読みにくいかもしれません。
つまり、プランに関係なく「分かりやすい形でログを残す」には、別の方法を用意しておく必要があるということです。
ここを知らないまま放置していると、いざログが必要になったときに困ってしまいます。
5,000件表示制限と40日閲覧制限が企業に与える影響
Chatworkには、1つのルームで表示できるメッセージ数に5,000件という上限があります。
さらにフリープランでは、40日を過ぎた古いメッセージが画面上から見られなくなる仕組みです。
やり取りが多いルームだと、数か月分のメッセージが表示されなくなっていることも珍しくありません。
メッセージ自体はChatwork側のサーバーに残っていますが、画面から確認できなければ、実質的には「見えないデータ」と同じです。
「半年前のあの話、どうだったっけ？」と思っても、たどり着けません。
企業にとっては、大事な情報がどんどん埋もれていくリスクがあるので、早めにバックアップの仕組みを作っておくと安心です。
企業のチャットログを確実にバックアップする方法
ログの大切さは分かっても、実際にどうやってバックアップを取ればいいか迷いますよね。
ここでは、代表的なバックアップの方法とそれぞれの特徴をご紹介します。
自社に合ったやり方を見つけるヒントにしてみてください。
手動コピーやGASによるバックアップの限界
一番シンプルなのは、チャット画面をコピーして貼り付ける方法です。
しかし、ルームの数が多いと手作業では追いつかず、忙しいとつい後回しになってしまいます。
もう少し自動化したい場合は、GAS（Google Apps Script）でChatwork APIを叩いてデータを取得する方法もあります。
ただし、プログラミングの知識が必要で、API制限に引っかかることもあり、メンテナンスが属人化しやすいのが難点です。
担当者が異動や退職をしたら、スクリプトが動かなくなって誰も直せないという事態になりがちです。
専用ツールを使った自動バックアップという選択肢
もっと手軽で確実な方法として、チャットログのバックアップに特化した専用ツールを使うやり方があります。
たとえばチャットワログさんは、インストールして設定するだけで全ルームのメッセージを自動でバックアップしてくれます。
プログラミングの知識は一切不要です。
バックアップしたログはHTMLビューアで確認できるので、Chatworkと同じような画面でそのまま読み返せるのが便利なポイントです。
データはすべてローカルに保存されるため、外部サーバーに送信される心配もありません。
大事な情報を守りたい企業でも、安心して使えるツールと言えます。
バックアップしたログを活用してコンプライアンスに備える
ログをバックアップするだけでは、実はまだ半分です。
保存したログをどう管理して、必要なときにすぐ取り出せるようにしておくかが重要です。
ここでは、コンプライアンスや監査への備え方を見ていきましょう。
監査対応や内部統制に求められるログ保全のポイント
近年、社内チャットのログを一定期間保存しておくことが、コンプライアンスの観点から求められるケースが増えています。
取引先とのやり取りや社内の意思決定の過程を証拠として残すことは、万が一のトラブルにも対応できる備えになりますよね。
大切なのは、「いつ」「誰が」「何を言ったか」を時系列で追える形で保存しておくことです。
CSV形式の生データだと、会話の流れが見えにくくて監査の担当者にも分かりにくいかもしれません。
チャットワログさんのように、チャット画面そのままの形で保存できると、文脈を保ったまま第三者に共有できるので監査対応がぐっと楽になります。
保存したログを社内で安全に共有する方法
バックアップしたログは、必要な人だけがアクセスできるように管理しておきましょう。
HTMLファイルとして保存しておけば、社内の共有サーバーやクラウドストレージに置いて、権限を持つ人だけが閲覧できる形にできます。
CSV形式でエクスポートしておけば、Excelやスプレッドシートに取り込んで分析することもできますよ。
退職者が出たときも、在籍中のログが手元にあれば引き継ぎに困りません。
ログを「残すだけ」で終わらせず、「使える状態で管理する」ところまで整えておくと、あとで本当に助かります。
企業のチャットログ管理は早めの対策が鍵になる
Chatworkのチャットログは、プランによっては表示制限や閲覧制限があり、そのまま放置していると過去の大事なやり取りが見られなくなるリスクがあります。
ログを残しておけば、退職者の引き継ぎ、トラブル時の事実確認、コンプライアンス対応など、さまざまな場面で役に立ちます。
手動コピーやGASでの自動化にはそれぞれ限界があるので、手間なく続けるなら専用ツールの導入がおすすめです。
チャットワログさんなら、買い切り1,980円で、初期設定したあとは自動でログを取得してくれます。
今すぐチャット履歴を保存しておけば、将来の「あのログ、どこにあるんだっけ？」を防げます。
万全なログ管理体制を整えて、より安心できる業務環境を作り上げましょう。