もし、ある日突然チームのメンバーが退職して、あの人とのチャットが一切見られなくなったら……そう想像すると、少しゾッとしますよね。
Chatworkのログ管理は、規程を作って終わりではありません。
担当者が定期的に保存し、保存漏れや閲覧権限を確認する運用を続けることが大切です。
退職者対応、監査、取引先とのトラブル確認に備えるには、誰がいつ保存し、保存後にどこを確認するかを決めておくと、必要なログをあとから追いやすくなります。
今回は、規程作成後にChatworkログの保存と確認を続けるための実務運用をわかりやすくご説明します。
担当者と定期保存の運用を回す
規程に沿って、ログを保存する担当者と実施頻度を決めます。
月次や四半期など、対象ルームや業務の更新間隔に合わせて予定を組むと、保存作業が属人化しにくくなります。
保存後は、対象ログがそろっているか、保存に失敗した箇所がないかを確認することが大切。
保存データを閲覧できる人も社内ルールと照らし合わせ、担当者の交代時には作業手順と確認先を引き継ぎましょう。
保存対象や保存期間、閲覧権限などのルールを整理する場合は、Chatworkログ保全の判断手順も確認してみてくださいね。
退職者対応や監査依頼に備え、保存作業と確認作業の連絡先を決めておくと、必要なログをすぐ確認できます。
40日制限を踏まえて保存のタイミングを決める
自社のプランで利用できる保存・出力機能を確認し、担当者が定期保存するタイミングを決めます。
フリープランでは、40日を過ぎたメッセージを画面上で見られなくなるため、必要なログは閲覧できるうちに保存しましょう。
プランごとの機能は料金プラン比較、閲覧期間の注意点は40日制限の確認方法で確認できます。
Chatworkのログ監視で確認できる範囲と限界を押さえる
Chatwork公式ヘルプでは、チャットログのエクスポート対象は、実行時点で有効な組織内ユーザーが参加しているチャットと案内されています。
ダイレクトチャットとグループチャットは対象ですが、マイチャットやタスク一覧などは対象外で、退席状況やユーザーの状態によっても確認範囲が変わります。
編集・削除されたメッセージは、設定によって組織内ユーザーの編集前・削除前ログを取得できる場合があります。
ただし、組織外ユーザーの編集前・削除前ログなど取得できない情報もあるため、必要になってから必ずすべてを確認できるとは限りません。
会話本文を証跡として残す必要がある企業は、問題が起きてから取得方法を探すのではなく、対象範囲と保存時期を決めて事前保存を検討しましょう。
保存方法を継続運用のしやすさで選ぶ
保存方法は、担当者の作業負担、定期保存のしやすさ、保存漏れへの対応、保守や担当交代のしやすさで比べます。
アクセス権や端末、ファイル共有を含む注意点は、Chatworkを安全に運用するためのセキュリティ対策で確認できます。
具体的な保存手順はChatworkログ保存の方法で確認してみてくださいね。
手動保存は対象ルームが少ない場合に始めやすい一方、複数のルームを定期保存する場合は、担当者の負担と保存漏れを確認する仕組みが必要です。
GASは保存後の検索や項目調整に向きますが、初期設定や仕様変更への対応、担当交代後の保守体制を決めておきましょう。
Chatworkのログをローカル環境へ保存できるチャットワログさんも選択肢の一つです。
専用ツールを使う場合も、保存結果の確認担当と、運用を引き継ぐ方法まで決めておくと継続しやすくなります。
月額料金がかからない買い切り型のため、長期間のログ保全にかかる固定費を増やしたくない企業にも向いています。
保存後に漏れと権限を定期確認する
定期保存の後は、対象ルームのログがそろっているか、保存に失敗した箇所がないかを確認します。
保存データの閲覧者が社内ルールどおりかも確認し、担当者の交代時には確認方法を引き継ぎましょう。
退職者対応で必要なログの引き継ぎは、退職者の引き継ぎを確認してください。
監査や障害に備えた保存範囲は、監査ログやBCP対策も参考になります。
会話の前後関係を確認する機会が多い場合は、チャット画面に近い形で閲覧できるチャットワログさんのような保存方法も検討してみてください。
保存した会話の表示は、サンプル画面で確認できます。
担当者が変わっても経緯を追いやすいか、導入前に試してみてください。
企業のチャットログ管理は運用を続けることが大切
Chatworkのログ管理は、担当者による定期保存、保存漏れの確認、保存データの権限確認を一つの流れとして続けます。
保存方法は、作業負担、定期保存のしやすさ、失敗時の確認、保守と担当交代への対応を見て選びましょう。
手動・GAS・専用ツールのどれを使う場合も、保存後に結果を確認する担当者を決めておくことが重要です。
監査対応やログ保全を社内ルールとして続けたい場合は、チャットワログさんのような保存手段も確認してみてください。
まず担当者と保存頻度を決め、定期保存後に保存漏れと権限を確認しながら、運用方法を見直していきましょう。