「チャットワークでダイレクトチャットをしたいのに、やり方がわからない」と悩んでいませんか？
グループチャットだけでやり取りしていると、個人的な相談や確認事項が他のメンバーにも見えてしまうのが気になるところ。
この記事では、チャットワークのダイレクトチャットの始め方を、コンタクト追加をする段階から順番にわかりやすくご紹介します。
ダイレクトチャットを始める手順
ダイレクトチャットを始めるには、まず相手を「コンタクト」に追加する必要があります。
一度追加してしまえば、あとはすぐにチャットを進められるようになりますよ。
ステップ1：コンタクトを追加する
- 画面右上にある人型のアイコンをクリック
- 「ユーザーを検索」タブを選び、相手の名前やメールアドレスを入力
- 表示されたユーザーの横にある「コンタクトに追加」ボタンをクリック
- 相手が承認すると、コンタクト一覧にその人が表示されます
社内で使っている場合は、管理者が一括で追加してくれていることも。
その場合はすでに一覧に名前があるはずなので、このステップは飛ばしてOKです。
ステップ2：コンタクト一覧からダイレクトチャットを開く
- 右上の人型アイコンから「コンタクト一覧」を開く
- チャットしたい相手の名前を見つける
- 名前の横にある「ダイレクトチャット」のリンクをクリック
これだけで、その相手との1対1のチャット画面が開きます。
もうひとつ方法があって、
- 画面左側のチャット一覧をスクロールしていく
- コンタクト追加済みの相手のダイレクトチャットが並んでいるので、チャットしたい相手の名前をクリック
よくやり取りする相手ならこちらのほうが早いかもしれません。
ステップ3：メッセージを送信する
ダイレクトチャットの画面を開いたら、下部のメッセージ入力欄に文章を打ち込みます。
入力が終わったら「送信」ボタンを押すだけ。
ファイルを送りたいときは、入力欄の横にあるクリップのアイコンから添付できます。
「宛先設定」はしなくてもOK
ダイレクトチャットでメッセージを送る場合は、グループチャットのように「TO」をつけなくても、相手にちゃんと通知が届きます。
宛先を忘れてしまって気づかれない、なんて心配もありません。
相手が席を外していても、メールやスマホの通知で気づいてもらえるので安心です。
ダイレクトチャットと他のチャットの違いは？
チャットワークには3種類のチャットがあります。
- ダイレクトチャット：1対1の連絡用
- グループチャット：複数人での連絡用
- マイチャット：自分専用のメモ
この中でもダイレクトチャットは、自分と相手だけの専用スペース。
ルームを作る手間もなく、コンタクトに追加した相手ごとに自動で作られます。
送った内容は二人以外には見えないので、個別の相談やちょっとした確認にぴったりです。
「あの件、どうなりました？」と聞きたいとき、グループチャットだと周りに気を使いますが、ダイレクトチャットならサッと聞けますよね。
この3つを場面に合わせて、上手に使い分けましょう！
ダイレクトチャットがうまくいかないときの対処法
「手順通りにやったのにできない…」
そんなときも焦らず、次のことを確認してみましょう！
コンタクトが見つからないときは？
検索しても出てこない場合、まずはメールアドレスが正しいか確認しましょう。
また、そもそも相手がまだアカウントを持っていないケースも。
その場合は「メールで招待」機能を使って、案内を送ってみてくださいね。
ダイレクトチャットが表示されない原因
チャット一覧にダイレクトチャットが見当たらない場合、いくつか原因が考えられます。
- 相手がまだ「コンタクト申請」を承認していない可能性
承認されるまではチャットが作られないので、少し待ってみましょう。
- チャット数が多すぎて、見落としている
チャットが増えすぎて埋もれていることもあるので、検索窓に名前を入れて探すのも手。
よく使う相手は「ピン留め」して上に固定しておくと、探す手間がなくなって便利ですよ。
ダイレクトチャットについてよくある質問
いざ使い始めると、「これって後から消せるの？」「内緒の相談が他の人にバレたりしないかな？」と、1対1だからこその不安も出てきますよね。
そんな気になるポイントを、まとめて解決しておきましょう！
ダイレクトチャットのルームは削除できる？
ダイレクトチャットのルーム自体を単独で削除することはできません。
どうしても消したい場合は、コンタクトを削除する必要があります。
ただ、コンタクトを削除すると、これまでのやり取りも全部消えてしまいます。
大事なメッセージやファイルがないか、事前にしっかり確認しておきましょう。
ダイレクトチャットの内容は上司や管理者に見られる？
普段使っているなかで、管理者がいきなり中身を覗き見ることはできません。
でも、法人向けの「エンタープライズプラン」だとログを書き出す機能があるので、管理者が全チャットの記録をCSV形式で出力できます。
完全にプライベートな場所ではないので、業務の内容を中心にやり取りするのが安心です。
ダイレクトチャットのやり取りを確実に残す方法
ダイレクトチャットは1対1のやり取りに便利ですが、ひとつ注意したいことがあります。
それは、チャットワークのフリープランでは、40日を過ぎたメッセージが閲覧できなくなるということ。
「あの時の指示、なんだっけ？」と見返そうとしたら、見られなくなっていた…なんてこともあるんです。
チャットワーク側にデータは残っているので、有料プランに切り替えればまた見ることができますが、「それだけのためにコストをかけていられない！」という方も多いですよね。
そこでおすすめなのが、チャットワログさんというバックアップ専用のデスクトップアプリ。
インストールして簡単な初期設定をするだけで、ダイレクトチャットを含むすべてのメッセージをローカル（自分のパソコン内）に保存してくれます。
買い切り1,980円でコストをおさえつつ、バックアップしたやり取りをいつでも見返せるんです。
データは外部に送信されず自分の手元だけにあるので、セキュリティ面も安心ですよ。
自分に合ったチャット活用で、もっと仕事をスムーズに！
チャットワークのダイレクトチャットは、一度やり方がわかれば、あとはスムーズに使いこなせる機能です。
1対1の個人的なやり取りはダイレクトチャット、チーム全体の共有はグループチャット。
この使い分けを意識するだけで、やり取りがぐっと快適になります。
ただ、やり取りが活発になるほど、「過去のログ」の管理が重要になるもの。
フリープランの制限などで大切なメッセージを見失わないよう、チャットワログさんを活用して、安心できる環境を整えておくと安心です。
まずは「ちょっとした確認」から、1対1のやり取りを始めてみましょう！