「Chatworkの履歴をダウンロードしたいのに、やり方がよく分からない。」
そんな状況になっていませんか？
Chatworkにはメッセージの一括ダウンロード機能がなく、プランによってできることも違います。
この記事では、チャットワークの履歴をダウンロードする方法を手順ごとに紹介し、添付ファイルの一括保存まで解説します。
チャットワークの履歴はなぜそのままダウンロードできないのか
「ダウンロードボタンがあるはず」と思って探したのに見つからなかった、という経験はありませんか？
実はChatworkには、メッセージをまるごとダウンロードする機能が標準では用意されていません。
プランによって使える手段が異なるので、まずその違いを見てみましょう。
プランごとに異なるダウンロード手段の制限
Chatworkには、フリー・ビジネス・エンタープライズの3つのプランがあります。
このうちチャットログのエクスポート機能が使えるのは、エンタープライズプランだけです。
フリーとビジネスプランでは、公式の画面からメッセージを一括ダウンロードする方法がそもそも用意されていません。
エンタープライズプランのエクスポートも、出力されるのはCSV形式のデータで、1日に1回しか取得できないという制限があります。
会話の流れをそのまま読み返したい場合、CSVでは少し使いにくいと感じるかもしれません。
フリープランに設けられた大きな制限
フリープランには、もう一つ大きな制限があります。
メッセージの閲覧が直近40日分に限られていて、それより前のやり取りは画面上から見えなくなってしまいます。
つまり「過去のやり取りを後からダウンロードしよう」と思ったときには、もう手遅れになっている場合があるということです。
こうした制限を知らないまま放っておくと、大事なやり取りが消えてしまうリスクがあります。
チャットワークの履歴をダウンロードする方法を手順別に紹介
ここからは、実際にチャットワークの履歴をダウンロードする方法を3つ紹介します。
それぞれ手間や対応範囲が異なるので、自分の状況に合ったやり方を選んでみてください。
手動コピーでメッセージを保存する手順
一番シンプルなのは、チャット画面のメッセージを選択してコピーし、テキストファイルやExcelに貼り付ける方法です。
手順は簡単で、ブラウザでチャットルームを開き、保存したい範囲を選択して「Ctrl+C」でコピーするだけです。
ただし、この方法は1ルームずつ手作業になるので、ルーム数が多いと相当な時間がかかります。
また、画像やPDFなどの添付ファイルはコピーできないため、メッセージの文章だけを残したいときに向いている方法です。
急ぎで数ルーム分だけ保存したいなら、この方法でも十分です。
Google Apps Scriptで自動取得する方法
ChatworkのAPIとGoogleスプレッドシートを組み合わせて、メッセージを自動で取得する方法もあります。
Google Apps Scriptを使うと、指定したルームの新着メッセージを定期的にスプレッドシートへ書き出せます。
一度スクリプトを設定すれば自動で動くので、毎回手作業をする必要がなくなるのがメリットです。
ただし、プログラミングの知識がある程度必要で、APIのレートリミット（1日に取得できるデータ量の上限）にも注意しなければなりません。
また、何かトラブルが起きたときに自分で対処する必要があるので、ITに詳しくない方にはハードルが高い方法と言えるでしょう。
専用バックアップツールでまとめてダウンロードする方法
手作業もプログラミングも難しいという場合は、専用のバックアップツールを使うのが一番手軽です。
たとえばチャットワログさんは、インストールして設定するだけで全ルームのメッセージを自動で取得してくれます。
スケジュール設定をしておけば、あとは放置しておくだけで定期的にバックアップができる仕組みです。
プログラミングの知識は不要で、WindowsにもMacにも対応しています。
買い切り1,980円で月額料金もかからないので、長く使いたい方にはコストパフォーマンスの良い選択肢だと言えます。
添付ファイルも一括でダウンロードするにはどうすればいいか
チャットの履歴を保存するとき、意外と見落としやすいのが添付ファイルの扱いです。
仕事のやり取りでは、画像やPDF、Excelファイルなどをチャットに直接添付していることが多いですよね。
メッセージだけ保存しても、ファイルが残っていなければ後から内容を確認できなくなってしまいます。
Chatworkの添付ファイルは手動では一括保存できない
Chatworkでは、添付ファイルを1つずつクリックしてダウンロードすることは可能です。
ただし、ルームをまたいで一括ダウンロードする機能はありません。
数十ルームに散らばった何百個ものファイルを一つひとつ手作業で保存するのは、正直なところ現実的ではないですよね。
さらにChatworkのストレージ容量には上限があり、フリープランで5GB、ビジネス・エンタープライズでも1ユーザーあたり10GBまでです。
容量が足りなくなったら古いファイルを消す必要がありますが、ダウンロードしていなければデータごと失われてしまいます。
ファイルを自動ダウンロードできるツールの選び方
添付ファイルまで含めてまるごとバックアップしたい場合は、ファイルの自動ダウンロードに対応したツールを選ぶのがおすすめです。
確認しておきたいのは、次の3つです。
- メッセージだけでなく添付ファイルもダウンロード対象になっているか
- 同じファイルを二重に保存しない仕組みがあるか
- ダウンロードしたファイルをプレビューで確認できるか
チャットワログさんはこれらすべてに対応していて、チャットに添付されたファイルを自動でローカルに保存してくれます。
バックアップ後にChatwork上から古いファイルを削除すれば、ストレージの空きも取り戻せるという仕組みです。
追加ストレージは月額2,000円からかかるので、買い切り1,980円でファイルの退避ができるのはかなりお得な選択肢です。
ダウンロードした履歴データを安全に管理するコツ
せっかくダウンロードした履歴データも、管理の仕方を間違えると後で困ることがあります。
ここでは保存形式の違いと、データを活用するためのポイントをご紹介します。
保存形式ごとの使い勝手を比較する
ダウンロードしたデータの保存形式によって、後からの使い勝手が大きく変わります。
テキストファイルやCSVは軽くて扱いやすい反面、会話の流れを読み返すのには不向きです。
HTML形式なら、ブラウザで開くだけでChatwork風の見た目のまま読み返せるので、誰が何を言ったかがひと目で分かります。
チャットワログさんのHTMLビューアは、サイドバーでルーム一覧を確認でき、名前で検索して目的の会話にすぐたどり着ける仕組みになっています。
チームで共有する場合や、後から内容を振り返りたい場合は、会話の文脈が残るHTML形式がおすすめです。
ダウンロード後のデータを確実に活用するためのポイント
データをダウンロードしたら、いくつか気をつけておきたいことがあります。
まず、保存先のフォルダを決めて整理しておくことです。
「ダウンロードしたはずなのに、どこに保存したか分からない」となっては、探すのに時間を費やすことになってしまいます。
定期的にバックアップが取れる仕組みなら、最初に保存先を設定しておけば、あとは自動で蓄積されていきます。
もう一つ大事なのは、バックアップを始めるタイミングです。
Chatworkの閲覧制限は待ってくれないので、「いつかやろう」と先延ばしにすると、その間にデータが見えなくなってしまうかもしれません。
チャット履歴のダウンロードは早めの行動が安心につながる
チャットワークの履歴をダウンロードする方法は、手動コピー、Google Apps Script、専用ツールの3つです。
どの方法にもメリットと制約がありますが、大切なのは「消えてから後悔する前に動くこと」です。
特に添付ファイルまで含めて残しておきたいなら、自動でファイルもダウンロードしてくれるツールを使うのが確実です。
チャットワログさんなら、初期設定さえできれば、放置していてもメッセージもファイルもまるごとバックアップできます。
データが確実に手元にあるという安心感を持って、日々の業務に取り組める環境を作りましょう。