「クライアントからChatworkを指定されたけど、個人アカウントで仕事に使って大丈夫？」
「副業の案件が増えてきて、通知やルームの整理が追いつかない……」
そんな悩みを持つフリーランスや副業ワーカーの方は多いですよね。
この記事では、プロフィール名、表示名、通知、案件ルーム、タスク管理を仕事用に整える流れをご紹介します。
仕事を始める前に整える3つの設定
結論から言うと、個人での利用も、無料での運用も全く問題ありません。
ただ、クライアント対応に使うなら、登録しただけで使い始めるよりも、最初に仕事用の見え方と通知を整えておくほうが安心です。
「連絡できる状態」から「仕事で迷わず使える状態」へ整えるのが、個人利用の最初のポイントです。
会社員なら組織がルーム設計やログ管理を決めてくれますが、個人は「自分のアカウント1つ」で複数の取引先とやり取りします。
名前
国内の多くの企業がChatworkを導入しています。
「Chatworkで連絡できますか？」と聞かれたときにすぐ動けるように、プロフィール名と表示名はクライアントが認識しやすい表記にしておきましょう。
本名、屋号、活動名のどれを使う場合も、相手が誰なのか迷わない名前にそろえることが大切です。
案件ルーム
メールだと話が入り組んで埋もれがちですが、Chatworkなら「A社」「B社」と案件ごとに専用の「ルーム」を作れます。
ルーム名に取引先名や案件名を入れておくと、どのお仕事のチャットかひと目で分かり、情報の混在を防ぎやすくなります。
ルームが増えてきたら、名前の先頭に取引先名や【進行中】【納品済】などをつけてみてください。
これだけで、過去の案件を探す時間が大幅に減ります。
取引先のルームに参加して仕事をするスタイルだと、「そのお仕事が終わる＝これまでの履歴が見られなくなる」という状況にもなりがち。
後から「あの時の条件はどうだったかな？」と振り返りたくても、手元に記録がないと困ってしまいますよね。
大切なお仕事の記録を相手任せにせず、自分専用の控えとして持っておくのも、個人でChatworkを使いこなすコツです。
通知・タスク
「いつまでに何を出すか」というタスクを、メッセージとは別に管理できます。
自分宛にタスクを作って期限を設定し、重要な案件ルームは通知を見逃さない設定にしておけば、納品忘れや返信漏れを防ぎやすくなります。
自分用のメモやタスクをまとめたいときは、Chatworkのマイチャット活用法も参考になります。
個人利用で先に確認したい制限
無料プランで始める場合は、仕事を受ける前に40日制限、容量、ルーム退出時の扱いをまとめて確認しておきましょう。
- 40日制限：古いメッセージを後から見返せない場合がある
- 容量：画像や資料のやり取りが多いと上限に近づきやすい
- ルーム退出：契約終了後に過去の会話へアクセスできなくなる場合がある
無料プランで足りるか、有料へ切り替えるべきか迷う場合は、Chatworkの料金プランの違いを先に確認しておくと、40日制限や容量の考え方を整理しやすくなります。
過去ログをどう残すかまで決めたい場合は、Chatworkの過去ログを保存する方法も参考になります。
重要なメッセージを自分でしっかり守る
クライアントとの決定事項や修正指示などは、別の場所にも残しておくと安心です。
- スクリーンショットを撮っておく
- テキストをコピーして別の場所に保存
- 専用ツールで自動バックアップを取る
「あの時、なんて言われたっけ？」とあとから証拠を出せる状態を、自分側で作っておきましょう。
個人で長く使うための「過去のやり取り」の保存方法
メッセージがネット上にあるだけだと、少し心配な面もあります。
これまでのやり取りをしっかり残すために、気をつけるポイントをご紹介します。
ネット保存だけに頼るリスク
メッセージをすべてChatworkのシステム上だけに置いておくのは、楽ですが個人にとってはリスクもあります。
40日制限、ルーム退会、契約終了といったタイミングで、自分の記録が一気に取れなくなるからです。
法人なら別の管理者が内容を引き継げますが、個人事業主はそうもいきません。
「自分のデータは自分で保管する」という考え方が、長くお仕事を続けるうえでの安心材料になります。
いざというときのために、やり取りの保存を
クライアントとのやり取りは、個人でお仕事をする上で、実は何よりの頼りになる「証拠」であり「記録」です。
過去の指示や納品までの流れが残っていれば、似たような案件を受けたときも「あの時はどうしたっけ？」とすぐに見返せます。
そこで個人ユーザーにぴったりなのが、自分のパソコンに保存するタイプのツール。
たとえば、Chatworkのメッセージと添付ファイルを自動で保存し、Chatwork風の画面で会話の流れごと見返せるチャットワログさんを使う方法があります。
一度購入すればずっと使える「買い切り型」なので、毎月のコストを抑えたいフリーランスにもおすすめ。
40日制限で見られなくなったやり取りも、退会したルームの過去ログも、あらかじめバックアップを取っておくことで、自分の手元でいつでも確認できます。
「過去の自分の仕事をいつでも振り返れる」状態を作っておくと、お仕事の安心感がぐっと増しますよ。
Chatworkを個人のお仕事で使いこなそう！
個人でChatworkを使うのは、決して難しいことではありません。
アカウントを作って、まずは目の前の案件の連絡から始めてみるだけで、使いやすさが実感できるはず。
まずは自分宛のメモや、タスクの期限設定から試してみるのがおすすめです。
ただ、長く使い続けていく中で「無料プランの期限で見られなくなるメッセージ」や「ルーム退出後の履歴」が気になったら、ぜひチャットワログさんもチェックしてみてください。
買い切り1,980円で、大切なメッセージやファイルを自分の手元に自動で保存しておけます。
便利なツールを上手に取り入れて、過去の記録もしっかり守りながら、安心してお仕事を進めていきましょう！