Chatworkでやり取りしているうちに、頼まれたことや自分のやるべきことが流れてしまったことはありませんか？
「どんな依頼だったっけ？」と振り返ろうと思っても、さかのぼるのに苦労したり、気づいたときには期限が過ぎていて冷や汗をかいたり……なんて経験をした方もいるかもしれませんね。
実は、Chatworkには便利な「タスク機能」があるんです。
この記事では、Chatworkでタスクを作成し、担当者・期限を設定して完了するまでの基本手順をご説明します。
タスク作成・担当者・期限・完了の基本手順
Chatworkには、「タスク設定」という機能があります。
作成、担当者・期限設定、完了、メッセージからタスク化の順に確認しましょう。
タスク機能で何ができるの？
タスク機能は、大事なメッセージや依頼を「やること」として残せる機能です。
チャットで頼まれた内容をタスクにすれば、メッセージが流れてもタスク一覧から確認できます。
自分へのメモだけでなく、相手に担当者と期限を指定して依頼することもできます。
タスクを作成する
まずは基本の操作からご説明します。
- タスクを追加したいチャットルームを開く
- 画面右側にある「タスク追加」をクリックする
- 内容を入力する
まずはタスクの設定画面を開いて、内容を入力するところまでできたら次のステップです！
担当者と期限を設定する
タスクを追加する際は、担当者や期限もあわせて設定する必要があります。
- 担当者欄の「+選択」をクリック
- タスクをお願いしたいメンバーを選ぶ
- 期限日を入力
- 「タスクを追加」ボタンをクリックする
担当者は自分だけでなく、同じグループ内にいるメンバーを指定することもできます。
期限を入れておくと、タスク一覧で期限順に並ぶので管理しやすくなりますよ。
タスクを完了する
作業が済んだら、忘れずに「タスク完了」をクリックしましょう。
- タスク一覧から、完了したタスクを見つける
- タスクの横にある「完了する」ボタンをクリック
これだけで、チャットに「完了しました」と自動で投稿されます。
わざわざ「終わりました」とメッセージを送らなくても、タスクを依頼した側にも通知が届いて便利です。
タスクを完了しても、タスク自体が削除されるわけではありません。
未完了の表示から外れ、完了済みのタスクとして残ります。
「完了したら消えてしまった」と感じても、あとから確認できます。
完了後のタスクを確認する方法は、後半で詳しくご紹介します。
メッセージをそのままタスクに変換する
チャットで「この件、お願いします」と送られてきたとき、そのメッセージをそのままタスクに変換できます。
メッセージにカーソルを合わせると表示されるメニューから「タスク」を選ぶだけ。
内容が自動で入力されるので、改めて打ち直す手間がかかりません。
タスク機能のよくある疑問を解決！
いざタスクを使い始めてみると、「これって複数人に送れるんだっけ？」「完了したタスクが消えちゃった！」と、後から気になるポイントが出てくることも。
作成直後に出やすい疑問だけを整理します。
タスクを複数人に同時に依頼できる？
はい、できます！
タスクの担当者を選ぶときに、複数人にチェックを入れればOK。
ただ、それぞれの担当者に同じ内容のタスクが個別に作られるので、一人が完了にしてもほかの人のタスクは残ったままになる点は覚えておきましょう。
スマホからでもタスクを追加できる？
Chatworkのスマホアプリでも、PC版と同じようにタスク機能が使えます。
外出先で思いついた仕事を、すぐにタスク化できます。
完了したタスクをあとから確認する方法
「完了したらタスクが見えなくなった！」と焦らなくても大丈夫です。
完了したタスクは削除されず、「完了済み」の一覧に残っています。
チャット画面右上の「タスク管理」を開くと、最初に表示されるのは未完了のタスクです。
「完了済み」をクリックして表示を切り替えると、過去に完了したタスクを一覧で確認できます。
ルーム内と自分のタスクを使い分ける
探したいタスクによって、見る場所を変えるとスムーズです。
特定のチャットルームに関係するタスクを探したいときは、そのルームを開いて右サイドバーの「タスク」欄を確認しましょう。
ほかのメンバーのタスクも見たい場合は、「自分のタスクのみ表示」のチェックを外せばOKです。
自分が担当しているタスクや、自分から依頼したタスクをまとめて探すなら、画面右上の「タスク管理」が便利。
「自分のタスク」と「依頼したタスク」を切り替えながら確認してみましょう。
完了を取り消して未完了に戻す
間違えて完了にしてしまったときや、あとから追加の作業が出てきたときは、未完了の状態に戻せます。
- 「タスク管理」を開き、「完了済み」をクリックする
- 戻したいタスクを選ぶ
- 「未完了に戻す」ボタンをクリックする
- 未完了タスクの一覧に切り替え、タスクが戻っていることを確認する
これで、もう一度未完了のタスクとして管理できます。
タスク前後のやり取りも残しておきたい場合
タスクだけでなく、その前後のチャットログなども証跡として残しておきたい場合は、別途バックアップしておくと安心です。
チャットワログさんなら、アプリを起動しておくだけでChatworkのログを自動で取得し、自分のPCに保存できます。
月額料金はかからず、1,980円の買い切り型なので、継続的なコストを気にせず使えるのもポイントです。
保存したデータは外部サーバーではなくPC内に残るため、Chatworkの閲覧制限を気にせず、大切なやり取りを手元に残しておけます。
タスク作成から完了までを確認しよう
Chatworkのタスク機能を使えば、チャットの中で流れてしまいがちな「やるべきこと」を一覧で確認できます。
まずはチャットルームでタスクを1つ作り、担当者と期限を設定して、完了まで一通り試してみましょう。
慣れてきたら、メッセージをそのままタスクにする機能も便利です。
完了したタスクはあとから確認でき、必要になれば未完了の状態にも戻せます。
Chatwork全体の基本操作もあわせて確認したい方は、チャットワークの使い方と注意点を完全解説も参考にしてみてくださいね。
まずは1つ、実際のタスクで作成から完了まで試してみましょう！