Chatworkでやり取りしているうちに、頼まれたことや自分のやるべきことが流れてしまったことはありませんか？
「どんな依頼だったっけ？」と振り返ろうと思っても、さかのぼるのに苦労したり、気づいたときには期限が過ぎていて冷や汗をかいたり……、なんて経験をした方もいるかもしれませんね。
実は、Chatworkには便利な「タスク機能」があるんです。
この記事では、Chatworkのタスク機能の使い方から、チームで活用するコツまで、わかりやすくご説明します。
Chatworkタスク機能の基本と操作方法
Chatworkには、「タスク設定」という便利な機能があります。
操作はとてもシンプルなので、ぜひ覚えて使いこなしましょう！
タスク機能で何ができるの？
タスク機能は一言でいうと、大事なメッセージを「忘れないように画面の端にピン留め」しておけるものです。
チャットで「これお願い！」と言われた瞬間、それをタスクにすれば、メッセージが流れても「タスク一覧」からすぐに振り返れます。
自分へのメモはもちろん、相手に「これは〇日までに対応を」と担当を割り振ることも可能。
「あれ、どこに書いてあったっけ？」と過去ログをさかのぼる時間も、これだけでゼロになりますよ。
タスクを追加する手順
まずは基本の操作からご説明します。
- タスクを追加したいチャットルームを開く
- 画面右側にある「タスク追加」をクリックする
- 内容を入力する
- 「タスクを追加」ボタンをクリックする
これだけでタスクが作成されます。
個人的な「やること」はマイチャットに、チームの仕事はグループチャットに追加するのがおすすめです。
担当者や期限の設定も可能
タスクを追加するときに、担当者や期限もあわせて設定できます。
- 担当者欄の「+選択」をクリック
- タスクをお願いしたいメンバーを選ぶ
- 期限日を入力
- 「タスクを追加」ボタンをクリックする
担当者は自分だけでなく、同じグループ内にいるメンバーを指定することもできます。
期限を入れておくと、タスク一覧で期限順に並ぶので管理しやすくなりますよ。
タスクが終わったら「完了」ボタンを押そう！
作業が済んだら、忘れずに「タスク完了」をクリックしましょう。
- タスク一覧から、完了したタスクを見つける
- タスクの横にある「完了」ボタンをクリック
これだけで、チャットに「完了しました」と自動で投稿されます。
わざわざ「終わりました」とメッセージを送らなくても、タスクを依頼した側にも通知が届いて便利です。
上手にタスクを管理するテクニック
基本操作が分かったところで、もっと便利に使う方法を紹介します。
ちょっとした工夫で、日々のタスク管理がぐっと楽になりますよ。
マイチャットを「自分専用メモ」に
マイチャットは自分だけが見られるチャットルーム。
ここにタスクを追加すると、自分専用のToDoリストとして使えます。
「帰りに資料を印刷する」「来週の会議までに見積もりを出す」など、ちょっとしたことでもタスクにしておくと忘れにくくなるんですよね。
付箋やメモ帳に書くよりも、Chatworkを開けばすぐ確認できるので一か所にまとまるのがいいところ。
メッセージをそのままタスクに変換
チャットで「この件、お願いします」と送られてきたとき、そのメッセージをそのままタスクに変換できます。
メッセージにカーソルを合わせると表示されるメニューから「タスク」を選ぶだけ。
内容が自動で入力されるので、改めて打ち直す手間がかかりません。
増えすぎたタスクの整理術
タスクをどんどん追加していると、一覧がいっぱいになって見にくくなることも。
週に一度、5分でいいのでタスク一覧を見直す時間を作ってみてください。
まずは終わったタスクを完了にして、一覧から消すことが大切。
期限が過ぎているものは日付を更新するか、もう必要なければ削除しましょう。
これだけでタスク一覧がすっきりして、大事な仕事に集中できるようになりますよ。
タスク機能のよくある疑問を解決！
Chatworkのタスク機能について、よくある質問をまとめました。
使い始めると意外と気になるポイントなので、ぜひチェックしてみてくださいね。
タスクを複数人に同時に依頼できる？
はい、できます！
タスクの担当者を選ぶときに、複数人にチェックを入れればOK。
ただ、それぞれの担当者に同じ内容のタスクが個別に作られるので、一人が完了にしてもほかの人のタスクは残ったままになる点は覚えておきましょう。
スマホからでもタスクを追加できる？
Chatworkのスマホアプリでも、PC版と同じようにタスク機能が使えます。
外出先で思いついた仕事をすぐにタスク化できるのは、スマホならではのメリット。
移動中にサッと追加しておけば、オフィスに戻ってから「何をやるんだったっけ？」と悩む時間が減りますよ。
完了したタスクをあとから確認する方法は？
タスク管理画面で「完了」タブを選ぶと、過去に完了にしたタスクの一覧が見られます。
「あの作業、いつ終わったんだっけ？」と振り返りたいときに便利です。
ただ、Chatworkのフリープランでは40日の閲覧制限があり、タスクに関係のあるメッセージの文脈が見られなくなることも……。
過去のやり取りを含めて振り返りたいなら、チャットワログさんでチャットログをバックアップしておくと安心です。
チャットワログさんは、すべてのメッセージと添付ファイル（画像やPDFなど）のバックアップを自動で保存してくれるデスクトップアプリ。
買い切り1,980円で月額料金はかからず、データはすべてあなたのパソコンに保存されるので、外部にログが送られる心配もなし。
一度設定すれば放置するだけで、過去のやり取りをいつでも振り返れる状態が手に入りますよ。
タスク機能を活かしてチームの仕事をスムーズに回そう
Chatworkのタスク機能を使って、チャットで流れてしまいがちな「やるべきこと」を見える形にすれば、仕事の抜け漏れはかなり減ります。
まずはマイチャットに、自分のタスクを1つ追加してみるところから始めてみてください。
慣れてきたら、チームメンバーへの依頼にも活用してみましょう。
そして、大切なチャットのやり取りを失わないために、チャットワログさんでログをバックアップしておくのもおすすめです。
今日からタスク機能を使いこなして、チームの仕事をもっとスムーズに進めていきましょう！