「Chatworkでグループチャットを作りたいけど、どこから始めればいいの？」
そんなふうに迷っていませんか？
初めて使うツールだと、どのボタンを押せばいいのか分からなくて手が止まってしまいますよね。
そのまま放置していると、大事な連絡が個別チャットに散らばって、あとから探すのに時間がかかってしまうことも……。
この記事では、Chatworkのグループチャットを作る手順をわかりやすくご説明します。
Chatworkでグループチャットを作成する手順
スムーズに使い始めるための第一歩は、グループ作成のちょっとした「前準備」を知っておくこと。
まずはチャットの種類をおさらいしてから、具体的な手順を見ていきましょう！
グループを作る前に知っておきたい「チャットの使い分け」
Chatworkには、大きく分けて2つのチャット形式があります。
この違いを理解しておくと、迷わずにグループを作れるようになりますよ。
- ダイレクトチャット：1対1でやり取りするためのもの。個人的な相談や、ちょっとした確認にピッタリ。
- グループチャット：3人以上で使うのが前提。プロジェクトやチームごとに分けられてわかりやすいです。
「営業チーム」「開発プロジェクトA」のように名前を付けて管理できるのが、グループチャットの便利なところ。
では、実際に作成する流れを3つのステップでご紹介します！
ステップ1：チャット一覧から新規作成を選ぶ
- 画面左上にある「＋」アイコンをクリック
- メニューから「グループチャットを新規作成」を選ぶ
これだけで作成画面が開きます。
「＋」アイコンが見つからないときは、画面を少し上にスクロールしてみてください。
ステップ2：グループ名とアイコンを設定する
作成画面が開いたら、まずはグループの名前を入力しましょう。
- 「チャット名」の欄にグループ名を入力
- 必要に応じてアイコン画像を設定
- 「概要」欄にグループの目的やルールを書いておく
チャット名は、わかりやすくつけるのがポイント。
「【営業】週次ミーティング」のように、カテゴリと内容を組み合わせると、あとから検索しやすくなって便利です。
アイコンは設定しなくても問題ないですが、色を変えるだけでも見分けがつきやすくなりますよ。
ステップ3：メンバーを選んで招待する
名前とアイコンを決めたら、最後は参加メンバーを選びます。
- コンタクト一覧からメンバーにチェックを入れる
- 必要に応じて管理者権限を設定
- 「作成」ボタンをクリックして完了！
メンバーは名前で検索できるので、人数が多くてもすぐに選べます。
チームリーダーには「管理者権限」を割り振っておくと、あとの運用を任せられるので楽になりますよ。
グループチャットをうまく運用するコツ
グループチャットは作って終わりではありません。
ちょっとした工夫で、チーム全体のやり取りがもっとスムーズになるんです。
グループチャットを作る目的をはっきりさせておく！
作る前に「誰と」「何のために」使うのかをざっくり決めておくのがおすすめ。
目的が決まっていれば、メンバー選びで迷うこともなくなります。
- 部署やチーム単位の連絡用
- プロジェクトごとの進捗共有
- 社外の取引先との連絡窓口
最初から完ぺきに分けなくても大丈夫。
あとで名前を変えたりメンバーを増やしたりできるので、まずは作ってみましょう！
わかりやすいチャット名で検索しやすく
グループが増えてくると、目的のチャットを探すのに時間がかかりがち。
おすすめは、名前の先頭に「カテゴリ」をつけること。
たとえば「【総務】備品管理」「【開発】バグ対応」のようにすると、一覧で見たときにすぐ分かります。
Chatworkの検索機能はチャット名も対象になるので、わかりやすい名前にしておくと、あとでとても助かりますよ。
概要欄にルールやリンクをまとめておく
グループチャットの概要欄は、メンバー全員が見られる場所。
ここにルールや共有リンクをまとめておくと、何度も同じ質問に答えなくて済みます。
たとえば「毎週金曜までに投稿してください」と書いておくだけで、使い方が一気に明確になりますね。
よく使うファイルの保管先や、関連する別のグループチャットへのリンクも入れておくと便利です。
増えすぎたグループチャットを整理する方法
あまり使っていないグループは「ミュート」するのがおすすめです。
不要なグループチャットからは退出するか、管理者に依頼して削除してもらうのも一つの手。
整理をサボっていると、大事な通知が埋もれてしまう原因になるので、3か月に1回くらいは見直してみてください。
グループチャットでよくある疑問と解決策
グループチャットを使い始めると、細かいところが気になってくるもの。
よくある質問と解決策をまとめたので、参考にしてみてください。
スマホからでもグループチャットは作れる？
スマホアプリからでも作成できます！
画面右上の「+」アイコンをタップして、「チャットを作成」を選ぶだけ。
パソコン版とほぼ同じ手順なので、外出先でもサッと作れますよ。
メンバーの権限はどう設定すればいい？
グループチャットには「管理者」と「メンバー」の2つの権限があります。
管理者はメンバーの追加・削除やグループの設定変更ができます。
基本的には、チームのリーダーや担当者を「管理者」にしておくのがおすすめ。
全員を管理者にすると設定が勝手に変わるリスクがあるので、必要な人だけに絞っておくのが安心ですね。
グループチャットに後からメンバーを追加できる？
グループチャットの右上にある歯車アイコンから「メンバーを追加」を選べば、いつでも新しいメンバーを招待できます。
招待リンクを使う方法もあるので、社外のメンバーを追加するときにも便利です。
過去のグループチャットのログが見られなくなった場合は？
Chatworkの無料プランでは、40日を過ぎたメッセージは閲覧できなくなります。
「あの会議で決まったことを確認したい」と思っても、見られなくなっている場合があるんです。
有料プランに切り替えれば閲覧制限はなくなりますが、コストが気になる方には別の方法もあります。
たとえばチャットワログさんを使えば、すべてのメッセージを自動でローカル（自分のPC内）に保存できます。
買い切り1,980円でコスパも良く、過去のメッセージをいつでも確認できるのが嬉しいポイントです。
グループチャットを活用して社内のやり取りをスムーズに
Chatworkのグループチャットは、「＋」ボタンからたったの3ステップで作れます。
まずは一つ作成して、バラバラになっていた連絡を1箇所に集めることから始めてみましょう。
ただ、無料プランを使い続けるなら「40日を過ぎると古いメッセージが見られなくなる」点には注意が必要。
「前に決まったことが確認できない！」と慌てるのは、避けたいですよね。
そんな時の強い味方が、チャットワログさんです。
せっかく始めたグループチャットを安心して使い続けるためにも、今のうちにバックアップの準備も整えておくのがおすすめ。
まずは身近なチームからグループを作って、情報共有のスピードを上げていきましょう！