急に取引先から「先月のファイル、もう一度送ってもらえますか？」と連絡が来て、すぐに見つけられず焦った経験はありませんか？
Chatworkでたくさんのファイルをやり取りしていると、いざ必要な資料を探そうとしても、なかなか目的のものにたどり着けませんよね。
整理しないまま放置していると、容量がいっぱいになって新しいファイルが送れなくなることも。
この記事では、必要なファイルを安全に整理し、容量を空ける手順をわかりやすく解説します。
Chatworkのファイルを整理するコツ
ストレージを空けるときは、まず自分のプランの制限や、何が容量を食っているのかを把握するのが大事なポイント。
やみくもに削除するのではなく、必要なファイルを守りながら容量を回復していきましょう！
ステップ1：今のプランと使用量をチェック！
まずは、あとどのくらい容量が使えるのかを確認しましょう。
プランごとの容量はこんな感じです。
- フリープラン：組織全体で10GB
- ビジネスプラン（有料）：1ユーザーあたり10GB
- エンタープライズプラン（有料）：1ユーザーあたり10GB
有料プラン（ビジネスプランやエンタープライズプラン）の場合、組織全体の合計容量をメンバー全員でシェアする仕組みです。
確認方法はとっても簡単。
- Chatworkの画面右上の「ファイル管理」をクリック
- ページの下の方に「ストレージ使用率」が書かれています
これで現在の使用量と上限がひと目でわかりますよ。
ステップ2：容量を食っているファイルを特定する
ファイル管理画面を開くと、これまでにアップロードしたファイルの一覧を確認できます。
動画やPDFは1つで数百MBになることもあるので、まずはサイズの大きいファイルから探すのが効率的です。
1ファイルのサイズ上限は5GBとかなり大きいので、動画を何本か送っただけで、一気に容量を使い切ってしまうことも。
古いルームに残ったままの画像やPDFなどの資料も、意外と容量を食っています。
「半年以上前のファイルでもう使わない」といった自分なりのルールを決めると、整理がぐっとスムーズになりますよ。
ステップ3：不要なファイルを削除して容量を回復する
「これはもういらないな」というファイルが見つかったら、管理画面から削除しましょう。
消した分だけストレージの使用量が回復するので、上限に余裕が生まれるんです。
ただ、一度削除したファイルは二度と元に戻せません。
消す前に「本当に大丈夫かな？」と一呼吸おいて、確認してから進めましょう。
チームで共有しているファイルなら、念のため他のも声をかけてから削除するのが安心ですね。
削除の不安をゼロにするバックアップ術
整理の手順はわかっても、「後で必要になったらどうしよう」と思うと、なかなか手が止まってしまいますよね。
削除すると復元できないというのが、整理を後回しにしてしまう大きな原因のひとつ。
そんな「消したいけど消せない」悩みを解決してくれるのが、専用ツールを使った自動バックアップという選択肢です。
チャットワログさんなら、Chatworkのファイルをわざわざ一つずつ手動でダウンロードしなくても、すべて自動で自分のパソコン内に保存してくれます。
価格は買い切り1,980円とかなりお手頃。
月額2,000円から10,000円かかる公式の追加ストレージを契約し続けるより、コストを大幅に抑えられますよ。
ファイルだけではなくメッセージもすべて保存してくれるので、Chatworkのフリープランの「40日以上前のメッセージは閲覧できなくなる」という制限の対策にもおすすめ。
「容量は空けたいけど、大事な資料を消すのが不安」という方は、ぜひこうした便利なツールを頼ってみてくださいね。
Chatworkのファイル管理や容量についてよくある質問
いざファイルを整理しようと画面を開いても、「もし容量が増えなかったらどうしよう」「本当に大丈夫かな？」と、操作の途中で不安になることもありますよね。
そんな迷いを解消できるように、ファイル管理で気になるポイントとその答えをご紹介します。
容量がいっぱいになるとどうなる？
上限を超えるとファイルを添付できなくなり、エラーが出てしまいます。
大事な契約書や会議資料を急いで送りたいタイミングでこれが発生すると、すごく困りますよね。
上限はチームや組織全体で共有されているケースもあるので、自分だけ気をつけていても防ぎきれないことも。
だからこそ、定期的に残りの容量をチェックしたり、ファイルの整理をしたりするのが大切です。
削除したファイルの容量はすぐに回復する？
ファイルを削除すれば、使用量はすぐに反映されます。
ファイル管理画面の数値が減っているか確認してみてくださいね。
ただ、システムの関係で反映に少し時間がかかることもあるので、削除直後に変わらなくても落ち着いて待ってみましょう。
追加ストレージの料金はいくらかかる？
Chatworkの追加ストレージは月額2,000円から10,000円で用意されています。
人数が多い組織だと、積もり積もってかなりのコストになりますよね。
まずは不要ファイルの整理や、バックアップツールの活用で対応できないか検討してみるのがおすすめ。
チャットワログさんなら、買い切り1,980円でファイルをローカル（自分のパソコン内）に退避できるので、月額コストをかけずに容量を確保できますよ。
退職者が送ったファイルはどうすればいい？
退職した人がアップしたファイルも、そのままストレージに残り続けます。
管理者なら削除できますが、中身を確認せずに消すのはちょっと怖いですよね。
退職前に引き継ぎリストを作ってもらうか、あらかじめバックアップの環境を作っておくと、あとから困る心配がなくなります。
ファイル容量の不安をなくして仕事に集中しよう！
Chatworkのストレージ容量は、どんなプランでもいつかは上限がやってくるもの。
大切なのは、時々「ファイル管理画面」をのぞいて今の容量を把握し、ファイルをしっかりと整理すること。
ファイルの自動バックアップには、初期設定さえしたらあとは放置でOKなチャットワログさんがぴったり。
メッセージもファイルも丸ごとパソコンに保存できて安心です。
ストレージの心配から解放されて、ストレスなくお仕事ができる環境を整えていきましょう！